Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier. So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Was ich grausam finde ist dieses Stapel abarbeiten (und drunterschieben) a la "Friedrichtellerr..."
Dann muss halt XYZ 8 wochen warten, auch wenn höhere Dringlichkeit in 2 min erledigt werden könnte...
1. Ich lege für meine Projekte eine Syntaxregel in der Betreffzeile fest. "Projekt XYZ....." Diese ist von jedem zu verwenden und bei eingehenden externen Mails von dem Empfänger zu ergänzen.
- hmm auch irgendwie suboptimal.
2. Ich schiebe alle projektbezogenen E-Mails in einen Ordner und synchronisiere diesen mit unserem selbstgestrickten CRM Tool.
Dazu muß ich nur noch klären, wie es funktioniert, dass die E-Mail nur einmal auf dem Exchangeserver vorgehalten wird und nicht nochmal ne DB aufbläht.
Projekt ist ja ein dehnbarer Begriff, und ich erahne nicht, was deine Projekte ausmacht. Kann es sein, das ihr gerne meterlange email-koordination betreibt, wo eine kurze Telefonkonferenz oder gar eine realworld-Besprechung (!) der richtige Weg wäre?
Geändert von schoppenhauer (09.12.2008 um 21:02 Uhr).
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Was ich grausam finde ist dieses Stapel abarbeiten (und drunterschieben) a la "Friedrichtellerr..."
Dann muss halt XYZ 8 wochen arbeiten, auch wenn höhere Dringlichkeit in 2 min erledigt werden könnte...
Deine Trainingstipps waren aber orgineller. Ok, wird vielleicht noch.
Projekt ist ja ein dehnbarer Begriff, und ich erahne nicht, was deine Projekte ausmacht. Kann es sein, das ihr gerne meterlange email-koordination betreibt, wo eine kurze Telefonkonferenz oder gar eine realworld-Besprechung (!) die richtige Weg wäre?
IT Projekte , SW Implementierung oder auch Individualprogrammierung
und zu Deinem Vorschlag
Ich denke es muß eine ausgewogene Mischung bestehen, zwischen allen Kommunikationsformen. Insofern, Meetings, Telefonate ok, aber hier sind eben die limitierenden Faktoren, die gleichzeitige Zeit und die Störungsquelle.
Überdies will ich ja gerade die Vorteile der Möglichkeit einer E-Mail nicht zerstören sondern die Nutzung erleichtern und optimieren.
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Daniel, Du erfreust doch immer wieder mein Herz.
Nenn mir Deinen Preis, ich stell Dich sofort ein.
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
Wer schreibt die alle? Ein paar wenige (<10) oder ganz viele (>100) verschiedene Leute? Von intern oder extern? Oder viele automatisierte Mails von sowas wie Bugtracking-Systemen, die Mails verschicken können, sobald irgendwo ein Furz gelassen wird? Ich kann mir nicht vorstellen, dass davon auch nur ein großer Teil wichtig ist . Reduzieren wäre dann besser als sortieren.
Ansonsten grob aussortieren, alles mit den wenigsten "Re: Re: AW: RE: Fw:" fliegt sofort in den letzten Ordner vor dem Paierkorb, wird nur noch wieder rausgeholt, wenn beim Lesen der letzten Mail was wichtiges fehlt. Und wenn mal jemandem eine Antwort fehlt, sagt man ihm, er/sie solle nicht so viele sondern nur die wichtigen Emails schreiben - dann geht das wichtige auch nicht unter. Erst wenn es die Leute selber trifft, setzt das Nachdenken ein!
In Mails, auf denen zu unwichtigen Betreffs die ganze Geschäftsführung cc drauf ist, wird eh nur gebellt und nicht gebissen. Da macht sich also auch nur jemand wichtig und wenn man sich auf seine Chefs verlassen kann, dass die das auch wissen, sind diese Mails auch nicht mehr wichtig.
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Die meisten Radwegbeschilderungen wurden von Aliens erschaffen.
Sie wollen erforschen, wie Menschen in absurden Situationen reagieren.
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
800 in drei Tagen? Was steht denn da tolles drin?
Würde mal vermuten dass 1/10 davon real lesenswert ist, ansonsten würde er ja die halbe Arbeitszeit mit Mails bearbeiten verbringen. Ggf. solltet ihr statt Danksta lieber ein paar Sekretärinnen einstellen
Bei uns im Institut ist es so üblich dass bei wichtigen Mails der Prokektname oder sowas wie "Diplomarbeit Herr XYZ" in den Betreff gehört. Oder halt konkret der Anlass, ansonsten dauert die Beantwortung doch länger da als unwichtig eingestuft.
Oft lässt sich aber intern alleine anhand des Absenders gut filtern. Wichtig sind Chef und Kollegen die am gleichen Projekt arbeiten. Der Rest rangiert ein oder zwei Stufen weiter unten.
keine Ahnung
ich glaub was im Moment passiert ist der Effekt: Ich schreib ne E-Mail und dann bin ich die Verantwortung los. Und dann gibt es eben Leute, die sich dieser Verantwortung bzw. der Sache die dahinter steht annehmen.
Da komm ich aber dann schon wieder in die Sparte der Aufgaben / Ressourcenverteilung und deren Grenzen. Und das wollte ich eigentlich separat behandeln, aber scheinbar hängt mal wieder alles von allem ab *würg*
Ich sags Dir im nächsten Leben werd ich Bäckereifachverkäuferin und darf zu Weihnachten gaaaanz viele Plätzchen naschen!
oder ich werde Triathlonprofi und schiess mir regelmäßig im Laktatnebel die Rübe weg
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. Reduzieren wäre dann besser als sortieren.
