ein überquellender Posteingang, permantentes Hochpoppen von neuen Mails, bimmelndes Telefon / Handy und daraus resultierende andauernde Unterbrechungen ist eine aktuelle Arbeitssitution, die ich bei mir als auch bei meinen Kollegen bekämpfen möchte.
In den vergangenen Wochen habe ich mich ein bisschen mit dem Thema beschäftigt und wurde aufgrund der Masse an Litertur, eigenen Coaches für E-Mail Bearbeitung, diversen Studien, etc. bestärkt, dass dies kein hausgemachtes Thema ist, sondern ein allgemeiner Missstand.
Vor allem die zwei folgenden Äußerungen gaben die Anregung etwas zu tun:
Aktuell bin ich dabei Infos, Hinweise, Tipps zu Sammeln und zu sortieren.
In einem Selbstversuch teste ich bis Ende des Jahres zwei Maßnahmen, die ich in vielen Artikeln gefunden habe:
1. Ich rufe meine E-Mails nur noch 3x pro Tag ab (morgens, mittags, und ca. 1 Std. vor vermeintlichem Feierabend)
2. Es gibt 4 Ordner in die ich sortiere:
- noch zu antworten / zu bearbeiten
- noch zu lesen
- Ablage in unser zentrales Verwaltungstool
- Archiv
Am Ende des Tages ist mein Posteingang leer.
Mich würde es interessieren, was ihr schon für Erfahrungen in dieser Hinsicht gemacht habt.
Lach Dich meinentwegen kaputt, aber ich habe Filter für zwei bestimmte Hände voll Personen, Automaten oder Verteiler, die deren Ebriefe direkt in namentlich gekennzeichnete Ordner sortieren, welche ich falls Zeit 1x täglich sichte.
Den verbleibenden Rest kann ich ganz easy nebenbei bewältigen, wenn ich alle halbe Stunde mal ins Postfach schaue.
An Büchern empfehle ich vor allem "Getting Things Done" von David Allen. Ist ein sehr pragmatischer Ansatz, gibbet als ~4h Hörbuch.
Handy benutz ich extremst selten. Und siehe da - es funktioniert.
Emails
-Wichtige Dinge erledige ich am liebsten am Telefon, das spart zigfaches Hin- und Hermailen. Zumal es nicht soo viele Leute gibt, die Emails seriös beantworten.
- Alle optischen/akustischen Alarme aus und Emails projektbezogen abarbeiten. Was soll ich mich mit Projekt B beschäftigen, während ich an Projekt A bin.
- Ausnahme: Die ersten 30min nach dem Mittagessen. Da bin ich zu nix zu gebrauchen und antworte stupide auf eine Mail nach der anderen.
- Und wenn das Telefon und die Kollegen nerven: Laptop nehmen, ab in den Besprechungsraum und in Ruhe tippen. Oder zu unorthodoxen Zeiten arbeiten. Da ruft auch kein Kunde an. (außer meine lieben Chinesen...)
Telefon ist in der Tat ein Problemchen, allerdings habe ich da mit der Zeit Strategien entwickelt, die mir helfen, die unterbrochene Tätigkeit möglichst Lückenlos wieder aufzunehmen, ohne, dass ich haarklein Kontrollieren müsste, was gemacht ist und was noch nicht. Das sind so Banalitäten wie kleine Checklisten und "Selbstkontrollstrukturen", oder einfach zwei oder drei Texteditorfenster, in denen ich Texte vorschreibe, bevor ich sie dort hinkopiere, wo sie hingehören, damit ich das erledigte nicht wieder verliere, wenn ich unterbrochen werde und in der gerade genutzten Anwendung geschwind etwas anderes machen muss. Bemerkenswert einfach und kostet erheblich weniger Zeit, als ständig alles doppelt zu machen.
PS: die Telefone sind gegenseitig umgeleitet, so dass immer nur eines läuten kann, mein privates Mobiltelefon habe ich im Büro meist ausgeschaltet.
Lach Dich meinentwegen kaputt, aber ich habe Filter für zwei bestimmte Hände voll Personen, Automaten oder Verteiler, die deren Ebriefe direkt in namentlich gekennzeichnete Ordner sortieren, welche ich falls Zeit 1x täglich sichte.
Da ich oft auf Baustellen unterwegs bzw. oft im Auto bin, kann ich mein Postfach nicht jeden Tag leeren. Anfangs war dann nach 2-3 Tage das Postfach voll. Mir war's aber echt zu blöd alle alten E-Mails zu lesen. Also einfach nur die aktuellesten geöffnet. Den Rest gelöscht. Natürlich gab's dann immer einen riesen Aufschrei des Absenders.
Ich hab den Leuten erklärt, dass ich nicht immer Zugriff auf meine Mails habe, und wenn es was wichtiges ist, mögen sie doch bitte einen Brief oder Fax schicken. Und wenns noch wichtiger ist, können sie mich auch gern anrufen. (Und auch da geh ich nicht immer ran; Beratungen etc.) Die MailBox hab ich auch ausgeschaltet. Meistens ruf ich die Leute dann spätabends zurück, wenn die bereits Feierabend haben und im Kreise Ihrer Familie sitzen.
Das Ergebnis: Ich werd viel weniger angerufen bzw. angemailt. Die Leute müssen dadurch öfter Ihre Probleme selbst lösen, als auf mich abzuschieben.
Dadurch ist mir eigentlich eine ganz gute Arbeitseinteilung gelungen. Und durch mein abendliches Zurückrufen kann sich keiner beschweren, ich hätte mich nicht gemeldet.
Wenn ich einen neuen PC auf der Arbeit bekomme, ist das erste immer die Konfiguration des Mailclients:
Benachrichtigungs-Popup deaktivieren
nur noch einmal pro Stunde nach neuer Mail sehen, für alles dringende gibt es das Telefon oder den Weg ins Büro
Wenn ich tatsächlich mal an nem Bericht arbeite wird der Mailclient zugemacht, ja soo böse bin ich wirklich.
Ansonsten ist meine Erfahrung dass die meisten Menschen einfach nicht mit den neuen Kommunikationsmedien umgehen können. Man schreibt zwar jede Menge Mails, telefoniert ständig oder wird zu irgendwelchen schwachsinnigen Statusberichten gezwungen, aber trotzdem fließen dabei nicht wirklich brauchbare Informationen.
Gute und individuell eingestellte Filter im E-Mail Programm helfen schon ungemein. Bei mir kommen die meisten wichtigen Mails von Leuten die ich in meiner Kontaktliste habe, darüber verteile ich die schon in diverse Unterordner.
Die restlichen gehen noch durch "Begriffsfilter". Wenn z.B. im Betreff oder Text was von "Vereinsname, Triathlon, Radfahren, ..." steht fliegen die in den Unterordner Triathlon. Damit Rundmails aus dem Vereinsverteiler, Trainingskollegen, PNs von Tri-Szene usw.. Alles Mails die ich nicht unbedingt während der Arbeit beantworten muss.
Mails von Cheffe und 2 Arbeitskollegen die am gleichen Projekt arbeiten landen im Ordner "Arbeit" = Wichtig. Darunter auch Mails von Kunden oder Firmen bei denen ich angefragt habe aus dem Kontaktfilter.
Werbung, abbonierte Newsletter etc. fliegen in den Ordner Werbung.
Der Rest hält sich dann erstaunlicherweise in Grenzen. Abgesehen von Mails die im Arbeitsordner landen bearbeite ich den Rest nur wenn ich grad Zeit dazu habe.
Prinzipiell mag ich emails weil ich eben nicht von der Arbeit abgelenkt werde - im Gegensatz zum Telefon. Da kommt es auf 15min bei der Beantwortung nicht an und ich kann meine Arbeit soweit fortsetzen bis ich die sinnvoll unterbrechen kann.
Telefon nervt dagegen weit mehr weil es auch zu ungünstigen Zeiten klingeln kann. Und bei Kunden kann man auch nicht sagen ich geh nicht dran. Da auch viele Neukunden anrufen ist hier auch nicht möglich über die Nummern vorzusortieren, wenn es klingelt muss ich ran.
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