E-Mail Flut, Unterbrechung, ständige Erreichbarkeit

[dude]

Ich liebe unser Kommunikationszeitalter.
Email, Telefon, Crackberry, Handy, Internet - her damit!

Emails werden sobald bearbeitet in einen Archivordner geschoben.

Aber: nicht jeder ist der Typ fuer diese Art von Arbeit. Sofern es moeglich ist, sollte man dann schnell das Weite und eine andere Arbeit suchen.
Aber seid ehrlich mit Euch selbst: seid Ihr vielleicht doch bloss einfach zu faul oder zu traege fuer eine Umgewoehnung?

[meggele]

Ich empfinde es ähnlich wie dude. Hatte mal Zeiten mit im Schnitt über 500 Mails pro Tag und hab's genossen. Man muss nur lernen, vernünftig automatisch vorzusortieren, schnell zu lesen und präzise zu antworten. Und immer dran denken: viele Leute lesen nicht mehr als einen Satz pro Mail , Antworten also entsprechend der Erfahrung mit dem Gegenüber verfassen. Und noch viel mehr dran denken: vor lauter dringenden Dingen die wichtigen nicht vergessen!

[pXpress]

Ich hab meine e-mail vor ein paar Wochen auch neu strukturiert, hatte vorher in Spitzenzeiten ein paar hundert ungelesene Mails, im Moment im Prinzip keine.

Ordner habe ich zur Zeit neben dem Posteingang:

Bearbeiten
Verfolgen
Ablage

Daneben etliche e-mail-Filter gesetzt für alle möglichen wiederholenden e-mails wie tägliche Report, Newsletter etc.
Daneben habe ich eine ziemlich detailierte themenbezogene Ablage für alles das nicht dem Löschenknopf zum Opfer fällt, der aber mittlerweile sehr intensiv genutzt wird.

Fahr damit im Moment recht gut, ab und zu lege ich mal eine Bearbeitungsstunde ein, manches löst aber auch von selbst ;-).
Generell alles was ich innerhalb 1 Minute bearbeiten kann wird sofort gemacht, auf formelle Floskeln einfach verzichten.

Simplify your life ist da auch mal ein lesenswerter Buchtip.

In diesem SInne

Christoph aka pXpress

[Danksta]

*g* Eine Breitseite vom Dude, auf Dich ist Verlass!

Sind ja alles schöne Spielzeuge, die nur seltenst richtig genutzt werden. Die meisten haben durch die zusätzlichen "Tools" nur zusätzlichen Stress ohne nennenswerten Zugewinn.

Diese Vögel, die im Meeting Emails schreiben, SMS lesen und kurz am Handy sagen: "ich kann jetzt nicht", sind meiner Erfahrung nach fast immer die mit den meisten unerledigten Aufgaben.
Da kann man sich super ablenken lassen und kann super "busy" wirken. Am besten noch mit dem Funktelefon auf dem Firmenklo.

Aber Dir trau ich das schon zu - nicht nur auf dem Firmenklo

[Thorsten]

Zum Glück bin ich in einer Situation, wo ich nicht so zugebombt werde, da geht es anderen Leuten sicher schlechter.

Telefon lasse ich klingeln, wenn ich gerade an was wichtigem dran bin, irgendwo richtig tief drinstecke oder gerade mit jemandem anders spreche. Ich unterbreche persönliche Gespräche nur in Ausnahmefällen, wenn ICH auf diesen Anruf gewartet habe UND es meinem Gesprächspartner zumuten kann. Vordrängeln per Telefon geht gar nicht. Die Funktion "Mailbox bei Besetzt" ist niemals aktiv. Wer merkt, dass besetzt ist, soll "Rückruf" bei sich aktivieren oder später anrufen. Unheimlich viele Dinge erledigen sich wirklich durch liegenlassen. Man kann die Leute auch ihre Kreise alleine drehen lassen, nach 360 Grad kommen sie wieder vorbei, ohne dass sich was getan hätte. Wer immer alles für andere macht und für alle da ist, wird über kurz oder lang ausgenutzt. Wenn man nicht erreichbar ist, werden die anderen zum selber denken gezwungen.

Emails habe ich in Projekten, in denen es stressig war, direkt vom Regelassisten nach "to" und "cc" in Ordner sortieren lassen. "cc" wurde vielleicht irgendwann mal überflogen, "to" etwas früher. Wer mich cc setzt und gleichzeitig Aktion von mir erwartet, hat was falsch gemacht. Lerneffekt setzt aber nur ein, wenn ich mich nicht darum kümmere.

Ansonsten: einfach ruhig bleiben und weiter arbeiten, wem das nicht passt, der soll erst mal den finden, der den Job besser macht. Wenn jemand zwei Sachen gleichzeitig von mir will, darf er sich öfter auch mal aussuchen, welche ich denn liegen lassen soll.

[Meik]

In Punkto möglichst guter Filterung des Posteingangs scheinen wir uns ja alle einig zu sein. Wie das Aussieht muss wohl jeder für sich entscheiden.

E-Mails nicht beantworten kann ich mir im Freizeitbereich oder bei Arbeitskollegen erlauben die auch eben anrufen oder vorbeikommen können - bei Kunden ein NoGo. Wenn die nicht in 1-2 Tagen Antwort bekommen suchen die sich eine andere Firma die schneller antwortet.

Umgekehrt mache ich das als Kunde genauso. Wenn eine Mail-Adresse für Anfragen etc. angegeben ist nutze ich die, dann habe ich direkt die Sachen schriftlich vorliegen. Aber sofern man eine Mail angibt erwarte ich von Firmen auch dass die in angemessener Zeit bearbeitet werden, ansonsten kann man beischreiben bitte anrufen oder ähnliches.

An sich finde ich emails in der heutigen Zeit schon perfekt. Schriftlich, schnell, man kann Anhänge dranpacken, ...

Gruß Meik

[jens]

Keine Newsletter etc., keine privaten Mails, keine Werbung (Spamfilter). Und siehe da, es hält sich in Grenzen, ich hab nur noch ca. 50-60 Mails/Tag, davon kann ich 30% nach 10sek lesen ablegen.

Private mails rufe ich max 1x/woche ab. Ans Telefon gehe ich fast immer, die meisten Standardanrufe übernimmt aber das Sekretariat.

1. Ich bin nicht der Hampelmann oder Lückenbüßer für schlecht organisierte Mitarbeiter. Daher erkläre ich jedem, der mich nervt, dass ich mich melde, wenn ich die Sache fertig habe. Nervt er mehrmals, habe ich auch kein Problem damit ihm klar zu machen, dass seine Sache jetzt erst mal ganz unten im Stapel liegt. Schön ist auch immer zu fragen, seit wann er denn das Thema schon kennt ...man kann sich die Leute erziehen

2. Wirklich wichtige Dinge gehen sofort - kein Problem

3. Nur mein Chef und die GF haben Prio 1. Alles andere bestimme ich.

4. Wems nicht passt, kann sich mit meinem Chef unterhalten

5. Entspanntes Arbeiten macht Spaß