E-Mail Flut, Unterbrechung, ständige Erreichbarkeit
 

Hallo,

ein überquellender Posteingang, permantentes Hochpoppen von neuen Mails, bimmelndes Telefon / Handy und daraus resultierende andauernde Unterbrechungen ist eine aktuelle Arbeitssitution, die ich bei mir als auch bei meinen Kollegen bekämpfen möchte.
In den vergangenen Wochen habe ich mich ein bisschen mit dem Thema beschäftigt und wurde aufgrund der Masse an Litertur, eigenen Coaches für E-Mail Bearbeitung, diversen Studien, etc. bestärkt, dass dies kein hausgemachtes Thema ist, sondern ein allgemeiner Missstand.

Vor allem die zwei folgenden Äußerungen gaben die Anregung etwas zu tun:

Denken statt sammeln (Miriam Meckel, „Ich maile, also bin ich“ | © ZEIT Wissen 01/2008)
sowie die Aussage:
"Elf Minuten. So lange kann sich den einschlägigen Studien zufolge der durchschnittliche Büroarbeiter mit einem Thema beschäftigen, bevor er unterbrochen wird." (Jürgen von Rutenberg | © DIE ZEIT, 09.11.2006 Nr. 46)

Aktuell bin ich dabei Infos, Hinweise, Tipps zu Sammeln und zu sortieren.
In einem Selbstversuch teste ich bis Ende des Jahres zwei Maßnahmen, die ich in vielen Artikeln gefunden habe:
1. Ich rufe meine E-Mails nur noch 3x pro Tag ab (morgens, mittags, und ca. 1 Std. vor vermeintlichem Feierabend)
2. Es gibt 4 Ordner in die ich sortiere:
- noch zu antworten / zu bearbeiten
- noch zu lesen
- Ablage in unser zentrales Verwaltungstool
- Archiv
Am Ende des Tages ist mein Posteingang leer.

Mich würde es interessieren, was ihr schon für Erfahrungen in dieser Hinsicht gemacht habt.

Gruß
Eure Kampa

Lach Dich meinentwegen kaputt, aber ich habe Filter für zwei bestimmte Hände voll Personen, Automaten oder Verteiler, die deren Ebriefe direkt in namentlich gekennzeichnete Ordner sortieren, welche ich falls Zeit 1x täglich sichte.

Den verbleibenden Rest kann ich ganz easy nebenbei bewältigen, wenn ich alle halbe Stunde mal ins Postfach schaue.


:cool:

An Büchern empfehle ich vor allem "Getting Things Done" von David Allen. Ist ein sehr pragmatischer Ansatz, gibbet als ~4h Hörbuch.

Handy benutz ich extremst selten. Und siehe da - es funktioniert.

Emails
-Wichtige Dinge erledige ich am liebsten am Telefon, das spart zigfaches Hin- und Hermailen. Zumal es nicht soo viele Leute gibt, die Emails seriös beantworten.
- Alle optischen/akustischen Alarme aus und Emails projektbezogen abarbeiten. Was soll ich mich mit Projekt B beschäftigen, während ich an Projekt A bin.
- Ausnahme: Die ersten 30min nach dem Mittagessen. Da bin ich zu nix zu gebrauchen und antworte stupide auf eine Mail nach der anderen.
- Und wenn das Telefon und die Kollegen nerven: Laptop nehmen, ab in den Besprechungsraum und in Ruhe tippen. Oder zu unorthodoxen Zeiten arbeiten. Da ruft auch kein Kunde an. (außer meine lieben Chinesen...)

Telefon ist in der Tat ein Problemchen, allerdings habe ich da mit der Zeit Strategien entwickelt, die mir helfen, die unterbrochene Tätigkeit möglichst Lückenlos wieder aufzunehmen, ohne, dass ich haarklein Kontrollieren müsste, was gemacht ist und was noch nicht. Das sind so Banalitäten wie kleine Checklisten und "Selbstkontrollstrukturen", oder einfach zwei oder drei Texteditorfenster, in denen ich Texte vorschreibe, bevor ich sie dort hinkopiere, wo sie hingehören, damit ich das erledigte nicht wieder verliere, wenn ich unterbrochen werde und in der gerade genutzten Anwendung geschwind etwas anderes machen muss. Bemerkenswert einfach und kostet erheblich weniger Zeit, als ständig alles doppelt zu machen.

PS: die Telefone sind gegenseitig umgeleitet, so dass immer nur eines läuten kann, mein privates Mobiltelefon habe ich im Büro meist ausgeschaltet.

Du schaust 1xtäglich in den Papierkorb? ;)

Ich hab das Problem ausgesessen.

Da ich oft auf Baustellen unterwegs bzw. oft im Auto bin, kann ich mein Postfach nicht jeden Tag leeren. Anfangs war dann nach 2-3 Tage das Postfach voll. Mir war's aber echt zu blöd alle alten E-Mails zu lesen. Also einfach nur die aktuellesten geöffnet. Den Rest gelöscht. Natürlich gab's dann immer einen riesen Aufschrei des Absenders.

Ich hab den Leuten erklärt, dass ich nicht immer Zugriff auf meine Mails habe, und wenn es was wichtiges ist, mögen sie doch bitte einen Brief oder Fax schicken. Und wenns noch wichtiger ist, können sie mich auch gern anrufen. (Und auch da geh ich nicht immer ran; Beratungen etc.) Die MailBox hab ich auch ausgeschaltet. Meistens ruf ich die Leute dann spätabends zurück, wenn die bereits Feierabend haben und im Kreise Ihrer Familie sitzen.

Das Ergebnis: Ich werd viel weniger angerufen bzw. angemailt. Die Leute müssen dadurch öfter Ihre Probleme selbst lösen, als auf mich abzuschieben.

Dadurch ist mir eigentlich eine ganz gute Arbeitseinteilung gelungen. Und durch mein abendliches Zurückrufen kann sich keiner beschweren, ich hätte mich nicht gemeldet.

Wenn ich einen neuen PC auf der Arbeit bekomme, ist das erste immer die Konfiguration des Mailclients:

• Benachrichtigungs-Popup deaktivieren
• nur noch einmal pro Stunde nach neuer Mail sehen, für alles dringende gibt es das Telefon oder den Weg ins Büro

Wenn ich tatsächlich mal an nem Bericht arbeite wird der Mailclient zugemacht, ja soo böse bin ich wirklich.

Ansonsten ist meine Erfahrung dass die meisten Menschen einfach nicht mit den neuen Kommunikationsmedien umgehen können. Man schreibt zwar jede Menge Mails, telefoniert ständig oder wird zu irgendwelchen schwachsinnigen Statusberichten gezwungen, aber trotzdem fließen dabei nicht wirklich brauchbare Informationen.

Gute und individuell eingestellte Filter im E-Mail Programm helfen schon ungemein. Bei mir kommen die meisten wichtigen Mails von Leuten die ich in meiner Kontaktliste habe, darüber verteile ich die schon in diverse Unterordner.

Die restlichen gehen noch durch "Begriffsfilter". Wenn z.B. im Betreff oder Text was von "Vereinsname, Triathlon, Radfahren, ..." steht fliegen die in den Unterordner Triathlon. Damit Rundmails aus dem Vereinsverteiler, Trainingskollegen, PNs von Tri-Szene usw.. Alles Mails die ich nicht unbedingt während der Arbeit beantworten muss.

Mails von Cheffe und 2 Arbeitskollegen die am gleichen Projekt arbeiten landen im Ordner "Arbeit" = Wichtig. Darunter auch Mails von Kunden oder Firmen bei denen ich angefragt habe aus dem Kontaktfilter.

Werbung, abbonierte Newsletter etc. fliegen in den Ordner Werbung.

Der Rest hält sich dann erstaunlicherweise in Grenzen. Abgesehen von Mails die im Arbeitsordner landen bearbeite ich den Rest nur wenn ich grad Zeit dazu habe.

Prinzipiell mag ich emails weil ich eben nicht von der Arbeit abgelenkt werde - im Gegensatz zum Telefon. Da kommt es auf 15min bei der Beantwortung nicht an und ich kann meine Arbeit soweit fortsetzen bis ich die sinnvoll unterbrechen kann.

Telefon nervt dagegen weit mehr weil es auch zu ungünstigen Zeiten klingeln kann. Und bei Kunden kann man auch nicht sagen ich geh nicht dran. Da auch viele Neukunden anrufen ist hier auch nicht möglich über die Nummern vorzusortieren, wenn es klingelt muss ich ran. :(

Gruß Meik

Ich liebe unser Kommunikationszeitalter.
Email, Telefon, Crackberry, Handy, Internet - her damit!

Emails werden sobald bearbeitet in einen Archivordner geschoben.

Aber: nicht jeder ist der Typ fuer diese Art von Arbeit. Sofern es moeglich ist, sollte man dann schnell das Weite und eine andere Arbeit suchen.
Aber seid ehrlich mit Euch selbst: seid Ihr vielleicht doch bloss einfach zu faul oder zu traege fuer eine Umgewoehnung?

Ich empfinde es ähnlich wie dude. Hatte mal Zeiten mit im Schnitt über 500 Mails pro Tag und hab's genossen. Man muss nur lernen, vernünftig automatisch vorzusortieren, schnell zu lesen und präzise zu antworten. Und immer dran denken: viele Leute lesen nicht mehr als einen Satz pro Mail :(, Antworten also entsprechend der Erfahrung mit dem Gegenüber verfassen. Und noch viel mehr dran denken: vor lauter dringenden Dingen die wichtigen nicht vergessen!

Ich hab meine e-mail vor ein paar Wochen auch neu strukturiert, hatte vorher in Spitzenzeiten ein paar hundert ungelesene Mails, im Moment im Prinzip keine.

Ordner habe ich zur Zeit neben dem Posteingang:

Bearbeiten
Verfolgen
Ablage

Daneben etliche e-mail-Filter gesetzt für alle möglichen wiederholenden e-mails wie tägliche Report, Newsletter etc.
Daneben habe ich eine ziemlich detailierte themenbezogene Ablage für alles das nicht dem Löschenknopf zum Opfer fällt, der aber mittlerweile sehr intensiv genutzt wird.

Fahr damit im Moment recht gut, ab und zu lege ich mal eine Bearbeitungsstunde ein, manches löst aber auch von selbst ;-).
Generell alles was ich innerhalb 1 Minute bearbeiten kann wird sofort gemacht, auf formelle Floskeln einfach verzichten.

Simplify your life ist da auch mal ein lesenswerter Buchtip.

In diesem SInne

Christoph aka pXpress

*g* Eine Breitseite vom Dude, auf Dich ist Verlass!

Sind ja alles schöne Spielzeuge, die nur seltenst richtig genutzt werden. Die meisten haben durch die zusätzlichen "Tools" nur zusätzlichen Stress ohne nennenswerten Zugewinn.

Diese Vögel, die im Meeting Emails schreiben, SMS lesen und kurz am Handy sagen: "ich kann jetzt nicht", sind meiner Erfahrung nach fast immer die mit den meisten unerledigten Aufgaben.
Da kann man sich super ablenken lassen und kann super "busy" wirken. Am besten noch mit dem Funktelefon auf dem Firmenklo.

Aber Dir trau ich das schon zu - nicht nur auf dem Firmenklo :Cheese:

Zum Glück bin ich in einer Situation, wo ich nicht so zugebombt werde, da geht es anderen Leuten sicher schlechter.

Telefon lasse ich klingeln, wenn ich gerade an was wichtigem dran bin, irgendwo richtig tief drinstecke oder gerade mit jemandem anders spreche. Ich unterbreche persönliche Gespräche nur in Ausnahmefällen, wenn ICH auf diesen Anruf gewartet habe UND es meinem Gesprächspartner zumuten kann. Vordrängeln per Telefon geht gar nicht. Die Funktion "Mailbox bei Besetzt" ist niemals aktiv. Wer merkt, dass besetzt ist, soll "Rückruf" bei sich aktivieren oder später anrufen. Unheimlich viele Dinge erledigen sich wirklich durch liegenlassen. Man kann die Leute auch ihre Kreise alleine drehen lassen, nach 360 Grad kommen sie wieder vorbei, ohne dass sich was getan hätte. Wer immer alles für andere macht und für alle da ist, wird über kurz oder lang ausgenutzt. Wenn man nicht erreichbar ist, werden die anderen zum selber denken gezwungen.

Emails habe ich in Projekten, in denen es stressig war, direkt vom Regelassisten nach "to" und "cc" in Ordner sortieren lassen. "cc" wurde vielleicht irgendwann mal überflogen, "to" etwas früher. Wer mich cc setzt und gleichzeitig Aktion von mir erwartet, hat was falsch gemacht. Lerneffekt setzt aber nur ein, wenn ich mich nicht darum kümmere.

Ansonsten: einfach ruhig bleiben und weiter arbeiten, wem das nicht passt, der soll erst mal den finden, der den Job besser macht. Wenn jemand zwei Sachen gleichzeitig von mir will, darf er sich öfter auch mal aussuchen, welche ich denn liegen lassen soll.

In Punkto möglichst guter Filterung des Posteingangs scheinen wir uns ja alle einig zu sein. Wie das Aussieht muss wohl jeder für sich entscheiden.

E-Mails nicht beantworten kann ich mir im Freizeitbereich oder bei Arbeitskollegen erlauben die auch eben anrufen oder vorbeikommen können - bei Kunden ein NoGo. Wenn die nicht in 1-2 Tagen Antwort bekommen suchen die sich eine andere Firma die schneller antwortet.

Umgekehrt mache ich das als Kunde genauso. Wenn eine Mail-Adresse für Anfragen etc. angegeben ist nutze ich die, dann habe ich direkt die Sachen schriftlich vorliegen. Aber sofern man eine Mail angibt erwarte ich von Firmen auch dass die in angemessener Zeit bearbeitet werden, ansonsten kann man beischreiben bitte anrufen oder ähnliches.

An sich finde ich emails in der heutigen Zeit schon perfekt. Schriftlich, schnell, man kann Anhänge dranpacken, ...

Gruß Meik

Keine Newsletter etc., keine privaten Mails, keine Werbung (Spamfilter). Und siehe da, es hält sich in Grenzen, ich hab nur noch ca. 50-60 Mails/Tag, davon kann ich 30% nach 10sek lesen ablegen.

Private mails rufe ich max 1x/woche ab. Ans Telefon gehe ich fast immer, die meisten Standardanrufe übernimmt aber das Sekretariat.

1. Ich bin nicht der Hampelmann oder Lückenbüßer für schlecht organisierte Mitarbeiter. Daher erkläre ich jedem, der mich nervt, dass ich mich melde, wenn ich die Sache fertig habe. Nervt er mehrmals, habe ich auch kein Problem damit ihm klar zu machen, dass seine Sache jetzt erst mal ganz unten im Stapel liegt. Schön ist auch immer zu fragen, seit wann er denn das Thema schon kennt;) ...man kann sich die Leute erziehen

2. Wirklich wichtige Dinge gehen sofort - kein Problem

3. Nur mein Chef und die GF haben Prio 1. Alles andere bestimme ich.

4. Wems nicht passt, kann sich mit meinem Chef unterhalten :Cheese:

5. Entspanntes Arbeiten macht Spaß ;)

Das Radfahrerprinzip, nach oben buckeln, nach unten treten.
Das geht so lange gut, bis einer der juengeren Unteren an Dir vorbei Karriere macht. Aber vielleicht geht das bei Deiner Arbeitsstelle ja gar nicht.

Mein Chef ist gebürtiger Hektiker:

- Anruf: "Ich hab' Ihnen grad eine Email geschickt, schon gelesen...?"

Ab 05.01. hab ich einen neuen Job, und da wird der Tag strukturiert wie bei Kampa.

Gruß, der Bleierpel

Cool - sind ja schon richtig viele Infos dabei - DANKE :Blumen:

Auffallend finde ich, dass eine Vielzahl der Aussagen dahin gehen, dass zu einer guten eigenen Orgastruktur eine gewisse Sturheit bei der Umsetzung besteht. Ein wenig nach dem Motto - richte Dich danach oder darbe.
Hat jemand schon mal versucht, solche Orgaformen mit Kollegen, mit denen er häufig im Austausch steht, abzustimmen - zu vereinheitlichen?

Zu meinem Selbstversuch:
Heute hat er prima geklappt. Nachdem ich gestern schwer geschuftet habe den Posteingang leer zu bekommen und zu priorisieren, hatte ich heute morgen 4 !!! neue E-Mails im Eingang.
War ein tolles Gefühl. Eine wurde sofort bearbeitet, die drei anderen waren nur nachrichtlich und ich sah keinen Grund einzugreifen, ergo weggeschoben ins Archiv!
Dann hab ich Outlook zu gemacht und konnte fast 2 Std. konzentriert arbeiten:) - bis ein "dicker" (im wahrsten Sinne des Wortes) Kunde mich 70min am Telefon belegt hat. :(

Schmarrn, siehe Punkt 2. Außerdem ist es ein Frage der Unternehmenskultur. Aber wir Maschinenbauer gehören ja leider nicht zu den mega hippen Glasfasaden Dandys, die es geil finden in Arbeit zu ersaufen.....Man muss nur den Leuten mal erklären, dass es "wichtige" und wichtige Vorgänge gibt.

Touche?
Es ist mE eine der schlechtesten Unternehmenskulturen ueberhaupt, wenn ein derart starres Obrigkeitsprinzip besteht.

Unabhängig von den Orgaformen; Kollegen erstmal dahin erziehen vernünftige Betreffzeilen zu schreiben. :Cheese:

Das ist IMHO eins der größten Probleme beim Email-Verkehr

Betreff: "Hallo" :Nee:

Gruß Meik

ne,ne keine Sorge....Wie gesagt: Punkt 2. Aber Du erklärst sicherlich der GF, dass ihre Anfrage noch etwas dauert, weil der Pförtner grad ein Problem hat....is klar....

Erheiternd finde ich es immer wieder, wenn erwachsene Menschen glauben, andere erziehen zu koennen.

Fuer mich ist jeder, der mir eine email schreibt, ein Kunde. Voellig unabhaengig davon, ob er ueber, unter oder neben mir in einer etwaigen Rangordnung steht oder tatsaechlich externer Kunde ist. Und der Kunde ist Koenig.

Klar - wenn Du dazu die Zeit hast, ist das ja auch alles prima.

Falls jedoch nicht, muss man halt Prioritäten setzen. Eigentlich gar nicht so schwer und hat nix mit Erziehung, Orbrigkeitshörigkeit oder ähnlichen Dingen zu tun.

:Cheese: Stimmt - ich hatte gerade einen Anruf:

"Ich hab Dir ne E-Mail geschickt - kannst mal gucken "
ich: na klar

also Outlook auf: E-Mail gesehen, Betreffzeile gesehen, gelacht!
Betr: "Kann das so rausgehen?"
:Nee:

Antwort: Nein - mit der Betreffzeile bestimmt nicht :Cheese:
der Inhalt war dann zum Glück nicht ganz so gruselig ...

Je mehr man sich mit dem Thema beschäftig, je mehr fallen einem die "Fehltritte", die undeutlichen und auch häufig unglücklichen Formulieren auf. Es gibt viel zu tun .. aber es kann nur besser werden.

Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier. So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".

Schön, dass Du dich amüsierst. Vielleicht solltest Du es ja auch mal versuchen


Ja, wenn er seine Hausaufgaben gemacht hat, nicht versucht, die Arbeit wegzudrücken und nicht glaubt, dass wir nur auf seine Mail den ganzen Tag warten.....

Das stand ja auch gar nicht zur Debatte, wobei ich mich schon frage, ob ich allen alles erklären muss.

Du bekommst nicht so viele Mails oder? Ich nehme mal nur 1 Min pro Mail, selbst dann gibt es genügend Tage, an denen ich diese Zeit nicht hätte.

Es zeugt auch von Respekt, wenn man mal überlegt, ob jede Mail/Anruf etc. wirklich notwendig ist.

Ich kann's nachvollziehen (aber ich bin ja auch ein negativ behafteter Deutscher), dass man irgendwann die Faxen dicke hat und diejenigen, die

meine nicht pauschalier- und verallgemeinerbare erfahrung:

amerikanische kollegen sind sehr viel disziplinierter und höflicher im umgang mit dem kommunikationsmedium email als meine deutschen. den kleinen anteil an unorganisiertheit kann man locker durch inaktivität aussitzen.

Mit oder ohne Viagra?

Natuerlich, aber Du wirst das nicht aendern.

Aber das ist doch nicht ueberraschend. Warum also soll man "die Faxen dicke" haben? Akzeptieren und damit umgehen.

Da kann man problemlos noch andere Mitmenschen ausserhalb Deutschlands miteinbeziehen. Der Ton macht wie so oft die Musik.

oh man dafür das ihr so viele Mails bekommt und so viel zu tun könnt ihr aber ganz schön viel hier schreiben :Cheese:

Ich schrieb' nur "und die hat jeder hier", meinte aber dasselbe.

Hä?

Ich muss es aber auch nicht fördern.

Das ist dann der Unterschied zwischen uns Beiden: ich akzeptiere ne Menge aber keine Absichtlichkeiten.

Wir haben hier ca. 3500 Mitarbeiter. Ich hatte noch nicht mit allen Mail- Telefon- oder sonstigen Kontakt. Aber mit über 99% meiner "Kunden" pflege ich ein ausgezeichnetes Verhältnis. Man bekommmt hier sehr schnell ein außreichendes Feedback! Dabei müssen wir uns nicht dauernd gegenseitig entschuldigen, wenns mal länger dauert oder den Eingang jeder Mail bestätigen - weil jeder weiß wie es läuft. Hart aber herzlich - niederbayrischer Charme. Kein Wunder wenn Dein Account platzt, bei so viel Danke, Bitte, Entschuldigung. Und der "einfache Arbeiter" denkt meist zuerst, bevor er irgend einen Käse per Mail abschickt...im Gegensatz zu manchen Jung-Yuppies, die der (Konzern-)Welt erklären wollen, wie sie sich zu drehen hat.....

Mich würde ja doch mal interessieren, welches Ereignis Dich so tief geprägt hat, dass Du an jeder möglichen Stelle auf die Unzulänglichkeiten und Defizite "der Deutschen" hinweisen musst...

:Danke:

Wobei ich dank guter Filter glücklicherweise nicht so viele Mails tatsächlich beantworten muss. Vieles ist "zur Info", das liest man einmal quer, Newsletter und Spam wird eh aussortiert, mit Arbeitskollegen quatscht man in einer Firma mit 20 Angestellten eh oft genug, ...

Und für häufig wiederkehrende Fragen habe ich vorgefertigte Texte. Datum ändern, reinkopieren - fertig.

Gruß Meik, der daher auch Zeit hat zu Posten :Huhu:

Finanzkrise ;)

Bei manchem sinds die Deutschen, bei anderen die Kapitalisten und bei noch anderen die Yuppies.

Jeder hat seine Ecke. :Huhu: