Vollständige Version anzeigen : E-Mail Flut, Unterbrechung, ständige Erreichbarkeit
Hallo,
ein überquellender Posteingang, permantentes Hochpoppen von neuen Mails, bimmelndes Telefon / Handy und daraus resultierende andauernde Unterbrechungen ist eine aktuelle Arbeitssitution, die ich bei mir als auch bei meinen Kollegen bekämpfen möchte.
In den vergangenen Wochen habe ich mich ein bisschen mit dem Thema beschäftigt und wurde aufgrund der Masse an Litertur, eigenen Coaches für E-Mail Bearbeitung, diversen Studien, etc. bestärkt, dass dies kein hausgemachtes Thema ist, sondern ein allgemeiner Missstand.
Vor allem die zwei folgenden Äußerungen gaben die Anregung etwas zu tun:
Denken statt sammeln (Miriam Meckel, „Ich maile, also bin ich“ | © ZEIT Wissen 01/2008)
sowie die Aussage:
"Elf Minuten. So lange kann sich den einschlägigen Studien zufolge der durchschnittliche Büroarbeiter mit einem Thema beschäftigen, bevor er unterbrochen wird." (Jürgen von Rutenberg | © DIE ZEIT, 09.11.2006 Nr. 46)
Aktuell bin ich dabei Infos, Hinweise, Tipps zu Sammeln und zu sortieren.
In einem Selbstversuch teste ich bis Ende des Jahres zwei Maßnahmen, die ich in vielen Artikeln gefunden habe:
1. Ich rufe meine E-Mails nur noch 3x pro Tag ab (morgens, mittags, und ca. 1 Std. vor vermeintlichem Feierabend)
2. Es gibt 4 Ordner in die ich sortiere:
- noch zu antworten / zu bearbeiten
- noch zu lesen
- Ablage in unser zentrales Verwaltungstool
- Archiv
Am Ende des Tages ist mein Posteingang leer.
Mich würde es interessieren, was ihr schon für Erfahrungen in dieser Hinsicht gemacht habt.
Gruß
Eure Kampa
kaiseravb
08.12.2008, 21:16
Lach Dich meinentwegen kaputt, aber ich habe Filter für zwei bestimmte Hände voll Personen, Automaten oder Verteiler, die deren Ebriefe direkt in namentlich gekennzeichnete Ordner sortieren, welche ich falls Zeit 1x täglich sichte.
Den verbleibenden Rest kann ich ganz easy nebenbei bewältigen, wenn ich alle halbe Stunde mal ins Postfach schaue.
:cool:
An Büchern empfehle ich vor allem "Getting Things Done" von David Allen. Ist ein sehr pragmatischer Ansatz, gibbet als ~4h Hörbuch.
Handy benutz ich extremst selten. Und siehe da - es funktioniert.
Emails
-Wichtige Dinge erledige ich am liebsten am Telefon, das spart zigfaches Hin- und Hermailen. Zumal es nicht soo viele Leute gibt, die Emails seriös beantworten.
- Alle optischen/akustischen Alarme aus und Emails projektbezogen abarbeiten. Was soll ich mich mit Projekt B beschäftigen, während ich an Projekt A bin.
- Ausnahme: Die ersten 30min nach dem Mittagessen. Da bin ich zu nix zu gebrauchen und antworte stupide auf eine Mail nach der anderen.
- Und wenn das Telefon und die Kollegen nerven: Laptop nehmen, ab in den Besprechungsraum und in Ruhe tippen. Oder zu unorthodoxen Zeiten arbeiten. Da ruft auch kein Kunde an. (außer meine lieben Chinesen...)
kaiseravb
08.12.2008, 21:22
Telefon ist in der Tat ein Problemchen, allerdings habe ich da mit der Zeit Strategien entwickelt, die mir helfen, die unterbrochene Tätigkeit möglichst Lückenlos wieder aufzunehmen, ohne, dass ich haarklein Kontrollieren müsste, was gemacht ist und was noch nicht. Das sind so Banalitäten wie kleine Checklisten und "Selbstkontrollstrukturen", oder einfach zwei oder drei Texteditorfenster, in denen ich Texte vorschreibe, bevor ich sie dort hinkopiere, wo sie hingehören, damit ich das erledigte nicht wieder verliere, wenn ich unterbrochen werde und in der gerade genutzten Anwendung geschwind etwas anderes machen muss. Bemerkenswert einfach und kostet erheblich weniger Zeit, als ständig alles doppelt zu machen.
PS: die Telefone sind gegenseitig umgeleitet, so dass immer nur eines läuten kann, mein privates Mobiltelefon habe ich im Büro meist ausgeschaltet.
Lach Dich meinentwegen kaputt, aber ich habe Filter für zwei bestimmte Hände voll Personen, Automaten oder Verteiler, die deren Ebriefe direkt in namentlich gekennzeichnete Ordner sortieren, welche ich falls Zeit 1x täglich sichte.
Du schaust 1xtäglich in den Papierkorb? ;)
Ich hab das Problem ausgesessen.
Da ich oft auf Baustellen unterwegs bzw. oft im Auto bin, kann ich mein Postfach nicht jeden Tag leeren. Anfangs war dann nach 2-3 Tage das Postfach voll. Mir war's aber echt zu blöd alle alten E-Mails zu lesen. Also einfach nur die aktuellesten geöffnet. Den Rest gelöscht. Natürlich gab's dann immer einen riesen Aufschrei des Absenders.
Ich hab den Leuten erklärt, dass ich nicht immer Zugriff auf meine Mails habe, und wenn es was wichtiges ist, mögen sie doch bitte einen Brief oder Fax schicken. Und wenns noch wichtiger ist, können sie mich auch gern anrufen. (Und auch da geh ich nicht immer ran; Beratungen etc.) Die MailBox hab ich auch ausgeschaltet. Meistens ruf ich die Leute dann spätabends zurück, wenn die bereits Feierabend haben und im Kreise Ihrer Familie sitzen.
Das Ergebnis: Ich werd viel weniger angerufen bzw. angemailt. Die Leute müssen dadurch öfter Ihre Probleme selbst lösen, als auf mich abzuschieben.
Dadurch ist mir eigentlich eine ganz gute Arbeitseinteilung gelungen. Und durch mein abendliches Zurückrufen kann sich keiner beschweren, ich hätte mich nicht gemeldet.
Wenn ich einen neuen PC auf der Arbeit bekomme, ist das erste immer die Konfiguration des Mailclients:
Benachrichtigungs-Popup deaktivieren
nur noch einmal pro Stunde nach neuer Mail sehen, für alles dringende gibt es das Telefon oder den Weg ins Büro
Wenn ich tatsächlich mal an nem Bericht arbeite wird der Mailclient zugemacht, ja soo böse bin ich wirklich.
Ansonsten ist meine Erfahrung dass die meisten Menschen einfach nicht mit den neuen Kommunikationsmedien umgehen können. Man schreibt zwar jede Menge Mails, telefoniert ständig oder wird zu irgendwelchen schwachsinnigen Statusberichten gezwungen, aber trotzdem fließen dabei nicht wirklich brauchbare Informationen.
Gute und individuell eingestellte Filter im E-Mail Programm helfen schon ungemein. Bei mir kommen die meisten wichtigen Mails von Leuten die ich in meiner Kontaktliste habe, darüber verteile ich die schon in diverse Unterordner.
Die restlichen gehen noch durch "Begriffsfilter". Wenn z.B. im Betreff oder Text was von "Vereinsname, Triathlon, Radfahren, ..." steht fliegen die in den Unterordner Triathlon. Damit Rundmails aus dem Vereinsverteiler, Trainingskollegen, PNs von Tri-Szene usw.. Alles Mails die ich nicht unbedingt während der Arbeit beantworten muss.
Mails von Cheffe und 2 Arbeitskollegen die am gleichen Projekt arbeiten landen im Ordner "Arbeit" = Wichtig. Darunter auch Mails von Kunden oder Firmen bei denen ich angefragt habe aus dem Kontaktfilter.
Werbung, abbonierte Newsletter etc. fliegen in den Ordner Werbung.
Der Rest hält sich dann erstaunlicherweise in Grenzen. Abgesehen von Mails die im Arbeitsordner landen bearbeite ich den Rest nur wenn ich grad Zeit dazu habe.
Prinzipiell mag ich emails weil ich eben nicht von der Arbeit abgelenkt werde - im Gegensatz zum Telefon. Da kommt es auf 15min bei der Beantwortung nicht an und ich kann meine Arbeit soweit fortsetzen bis ich die sinnvoll unterbrechen kann.
Telefon nervt dagegen weit mehr weil es auch zu ungünstigen Zeiten klingeln kann. Und bei Kunden kann man auch nicht sagen ich geh nicht dran. Da auch viele Neukunden anrufen ist hier auch nicht möglich über die Nummern vorzusortieren, wenn es klingelt muss ich ran. :(
Gruß Meik
Ich liebe unser Kommunikationszeitalter.
Email, Telefon, Crackberry, Handy, Internet - her damit!
Emails werden sobald bearbeitet in einen Archivordner geschoben.
Aber: nicht jeder ist der Typ fuer diese Art von Arbeit. Sofern es moeglich ist, sollte man dann schnell das Weite und eine andere Arbeit suchen.
Aber seid ehrlich mit Euch selbst: seid Ihr vielleicht doch bloss einfach zu faul oder zu traege fuer eine Umgewoehnung?
Ich empfinde es ähnlich wie dude. Hatte mal Zeiten mit im Schnitt über 500 Mails pro Tag und hab's genossen. Man muss nur lernen, vernünftig automatisch vorzusortieren, schnell zu lesen und präzise zu antworten. Und immer dran denken: viele Leute lesen nicht mehr als einen Satz pro Mail :(, Antworten also entsprechend der Erfahrung mit dem Gegenüber verfassen. Und noch viel mehr dran denken: vor lauter dringenden Dingen die wichtigen nicht vergessen!
Ich hab meine e-mail vor ein paar Wochen auch neu strukturiert, hatte vorher in Spitzenzeiten ein paar hundert ungelesene Mails, im Moment im Prinzip keine.
Ordner habe ich zur Zeit neben dem Posteingang:
Bearbeiten
Verfolgen
Ablage
Daneben etliche e-mail-Filter gesetzt für alle möglichen wiederholenden e-mails wie tägliche Report, Newsletter etc.
Daneben habe ich eine ziemlich detailierte themenbezogene Ablage für alles das nicht dem Löschenknopf zum Opfer fällt, der aber mittlerweile sehr intensiv genutzt wird.
Fahr damit im Moment recht gut, ab und zu lege ich mal eine Bearbeitungsstunde ein, manches löst aber auch von selbst ;-).
Generell alles was ich innerhalb 1 Minute bearbeiten kann wird sofort gemacht, auf formelle Floskeln einfach verzichten.
Simplify your life ist da auch mal ein lesenswerter Buchtip.
In diesem SInne
Christoph aka pXpress
*g* Eine Breitseite vom Dude, auf Dich ist Verlass!
Sind ja alles schöne Spielzeuge, die nur seltenst richtig genutzt werden. Die meisten haben durch die zusätzlichen "Tools" nur zusätzlichen Stress ohne nennenswerten Zugewinn.
Diese Vögel, die im Meeting Emails schreiben, SMS lesen und kurz am Handy sagen: "ich kann jetzt nicht", sind meiner Erfahrung nach fast immer die mit den meisten unerledigten Aufgaben.
Da kann man sich super ablenken lassen und kann super "busy" wirken. Am besten noch mit dem Funktelefon auf dem Firmenklo.
Aber Dir trau ich das schon zu - nicht nur auf dem Firmenklo :Cheese:
Thorsten
08.12.2008, 22:29
Zum Glück bin ich in einer Situation, wo ich nicht so zugebombt werde, da geht es anderen Leuten sicher schlechter.
Telefon lasse ich klingeln, wenn ich gerade an was wichtigem dran bin, irgendwo richtig tief drinstecke oder gerade mit jemandem anders spreche. Ich unterbreche persönliche Gespräche nur in Ausnahmefällen, wenn ICH auf diesen Anruf gewartet habe UND es meinem Gesprächspartner zumuten kann. Vordrängeln per Telefon geht gar nicht. Die Funktion "Mailbox bei Besetzt" ist niemals aktiv. Wer merkt, dass besetzt ist, soll "Rückruf" bei sich aktivieren oder später anrufen. Unheimlich viele Dinge erledigen sich wirklich durch liegenlassen. Man kann die Leute auch ihre Kreise alleine drehen lassen, nach 360 Grad kommen sie wieder vorbei, ohne dass sich was getan hätte. Wer immer alles für andere macht und für alle da ist, wird über kurz oder lang ausgenutzt. Wenn man nicht erreichbar ist, werden die anderen zum selber denken gezwungen.
Emails habe ich in Projekten, in denen es stressig war, direkt vom Regelassisten nach "to" und "cc" in Ordner sortieren lassen. "cc" wurde vielleicht irgendwann mal überflogen, "to" etwas früher. Wer mich cc setzt und gleichzeitig Aktion von mir erwartet, hat was falsch gemacht. Lerneffekt setzt aber nur ein, wenn ich mich nicht darum kümmere.
Ansonsten: einfach ruhig bleiben und weiter arbeiten, wem das nicht passt, der soll erst mal den finden, der den Job besser macht. Wenn jemand zwei Sachen gleichzeitig von mir will, darf er sich öfter auch mal aussuchen, welche ich denn liegen lassen soll.
In Punkto möglichst guter Filterung des Posteingangs scheinen wir uns ja alle einig zu sein. Wie das Aussieht muss wohl jeder für sich entscheiden.
E-Mails nicht beantworten kann ich mir im Freizeitbereich oder bei Arbeitskollegen erlauben die auch eben anrufen oder vorbeikommen können - bei Kunden ein NoGo. Wenn die nicht in 1-2 Tagen Antwort bekommen suchen die sich eine andere Firma die schneller antwortet.
Umgekehrt mache ich das als Kunde genauso. Wenn eine Mail-Adresse für Anfragen etc. angegeben ist nutze ich die, dann habe ich direkt die Sachen schriftlich vorliegen. Aber sofern man eine Mail angibt erwarte ich von Firmen auch dass die in angemessener Zeit bearbeitet werden, ansonsten kann man beischreiben bitte anrufen oder ähnliches.
An sich finde ich emails in der heutigen Zeit schon perfekt. Schriftlich, schnell, man kann Anhänge dranpacken, ...
Gruß Meik
Keine Newsletter etc., keine privaten Mails, keine Werbung (Spamfilter). Und siehe da, es hält sich in Grenzen, ich hab nur noch ca. 50-60 Mails/Tag, davon kann ich 30% nach 10sek lesen ablegen.
Private mails rufe ich max 1x/woche ab. Ans Telefon gehe ich fast immer, die meisten Standardanrufe übernimmt aber das Sekretariat.
friedrichvontelramund
09.12.2008, 12:32
1. Ich bin nicht der Hampelmann oder Lückenbüßer für schlecht organisierte Mitarbeiter. Daher erkläre ich jedem, der mich nervt, dass ich mich melde, wenn ich die Sache fertig habe. Nervt er mehrmals, habe ich auch kein Problem damit ihm klar zu machen, dass seine Sache jetzt erst mal ganz unten im Stapel liegt. Schön ist auch immer zu fragen, seit wann er denn das Thema schon kennt;) ...man kann sich die Leute erziehen
2. Wirklich wichtige Dinge gehen sofort - kein Problem
3. Nur mein Chef und die GF haben Prio 1. Alles andere bestimme ich.
4. Wems nicht passt, kann sich mit meinem Chef unterhalten :Cheese:
5. Entspanntes Arbeiten macht Spaß ;)
Das Radfahrerprinzip, nach oben buckeln, nach unten treten.
Das geht so lange gut, bis einer der juengeren Unteren an Dir vorbei Karriere macht. Aber vielleicht geht das bei Deiner Arbeitsstelle ja gar nicht.
Bleierpel
09.12.2008, 12:46
Mein Chef ist gebürtiger Hektiker:
- Anruf: "Ich hab' Ihnen grad eine Email geschickt, schon gelesen...?"
Ab 05.01. hab ich einen neuen Job, und da wird der Tag strukturiert wie bei Kampa.
Gruß, der Bleierpel
Cool - sind ja schon richtig viele Infos dabei - DANKE :Blumen:
Auffallend finde ich, dass eine Vielzahl der Aussagen dahin gehen, dass zu einer guten eigenen Orgastruktur eine gewisse Sturheit bei der Umsetzung besteht. Ein wenig nach dem Motto - richte Dich danach oder darbe.
Hat jemand schon mal versucht, solche Orgaformen mit Kollegen, mit denen er häufig im Austausch steht, abzustimmen - zu vereinheitlichen?
Zu meinem Selbstversuch:
Heute hat er prima geklappt. Nachdem ich gestern schwer geschuftet habe den Posteingang leer zu bekommen und zu priorisieren, hatte ich heute morgen 4 !!! neue E-Mails im Eingang.
War ein tolles Gefühl. Eine wurde sofort bearbeitet, die drei anderen waren nur nachrichtlich und ich sah keinen Grund einzugreifen, ergo weggeschoben ins Archiv!
Dann hab ich Outlook zu gemacht und konnte fast 2 Std. konzentriert arbeiten:) - bis ein "dicker" (im wahrsten Sinne des Wortes) Kunde mich 70min am Telefon belegt hat. :(
friedrichvontelramund
09.12.2008, 13:07
Das Radfahrerprinzip, nach oben buckeln, nach unten treten.
Das geht so lange gut, bis einer der juengeren Unteren an Dir vorbei Karriere macht. Aber vielleicht geht das bei Deiner Arbeitsstelle ja gar nicht.
Schmarrn, siehe Punkt 2. Außerdem ist es ein Frage der Unternehmenskultur. Aber wir Maschinenbauer gehören ja leider nicht zu den mega hippen Glasfasaden Dandys, die es geil finden in Arbeit zu ersaufen.....Man muss nur den Leuten mal erklären, dass es "wichtige" und wichtige Vorgänge gibt.
Aber wir Maschinenbauer gehören ja leider nicht zu den mega hippen Glasfasaden Dandys, die es geil finden in Arbeit zu ersaufen.....
Touche?
Es ist mE eine der schlechtesten Unternehmenskulturen ueberhaupt, wenn ein derart starres Obrigkeitsprinzip besteht.
Unabhängig von den Orgaformen; Kollegen erstmal dahin erziehen vernünftige Betreffzeilen zu schreiben. :Cheese:
Das ist IMHO eins der größten Probleme beim Email-Verkehr
Betreff: "Hallo" :Nee:
Gruß Meik
friedrichvontelramund
09.12.2008, 14:13
Touche?
Es ist mE eine der schlechtesten Unternehmenskulturen ueberhaupt, wenn ein derart starres Obrigkeitsprinzip besteht.
ne,ne keine Sorge....Wie gesagt: Punkt 2. Aber Du erklärst sicherlich der GF, dass ihre Anfrage noch etwas dauert, weil der Pförtner grad ein Problem hat....is klar....
Erheiternd finde ich es immer wieder, wenn erwachsene Menschen glauben, andere erziehen zu koennen.
Fuer mich ist jeder, der mir eine email schreibt, ein Kunde. Voellig unabhaengig davon, ob er ueber, unter oder neben mir in einer etwaigen Rangordnung steht oder tatsaechlich externer Kunde ist. Und der Kunde ist Koenig.
Erheiternd finde ich es immer wieder, wenn erwachsene Menschen glauben, andere erziehen zu koennen.
Fuer mich ist jeder, der mir eine email schreibt, ein Kunde. Voellig unabhaengig davon, ob er ueber, unter oder neben mir in einer etwaigen Rangordnung steht oder tatsaechlich externer Kunde ist. Und der Kunde ist Koenig.
Klar - wenn Du dazu die Zeit hast, ist das ja auch alles prima.
Falls jedoch nicht, muss man halt Prioritäten setzen. Eigentlich gar nicht so schwer und hat nix mit Erziehung, Orbrigkeitshörigkeit oder ähnlichen Dingen zu tun.
Unabhängig von den Orgaformen; Kollegen erstmal dahin erziehen vernünftige Betreffzeilen zu schreiben. :Cheese:
Das ist IMHO eins der größten Probleme beim Email-Verkehr
Betreff: "Hallo" :Nee:
Gruß Meik
:Cheese: Stimmt - ich hatte gerade einen Anruf:
"Ich hab Dir ne E-Mail geschickt - kannst mal gucken "
ich: na klar
also Outlook auf: E-Mail gesehen, Betreffzeile gesehen, gelacht!
Betr: "Kann das so rausgehen?"
:Nee:
Antwort: Nein - mit der Betreffzeile bestimmt nicht :Cheese:
der Inhalt war dann zum Glück nicht ganz so gruselig ...
Je mehr man sich mit dem Thema beschäftig, je mehr fallen einem die "Fehltritte", die undeutlichen und auch häufig unglücklichen Formulieren auf. Es gibt viel zu tun .. aber es kann nur besser werden.
Klar - wenn Du dazu die Zeit hast, ist das ja auch alles prima.
Falls jedoch nicht, muss man halt Prioritäten setzen. Eigentlich gar nicht so schwer und hat nix mit Erziehung, Orbrigkeitshörigkeit oder ähnlichen Dingen zu tun.
Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier. So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".
friedrichvontelramund
09.12.2008, 14:36
Erheiternd finde ich es immer wieder, wenn erwachsene Menschen glauben, andere erziehen zu koennen.
Schön, dass Du dich amüsierst. Vielleicht solltest Du es ja auch mal versuchen
Fuer mich ist jeder, der mir eine email schreibt, ein Kunde. Voellig unabhaengig davon, ob er ueber, unter oder neben mir in einer etwaigen Rangordnung steht oder tatsaechlich externer Kunde ist. Und der Kunde ist Koenig.
Ja, wenn er seine Hausaufgaben gemacht hat, nicht versucht, die Arbeit wegzudrücken und nicht glaubt, dass wir nur auf seine Mail den ganzen Tag warten.....
Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Das stand ja auch gar nicht zur Debatte, wobei ich mich schon frage, ob ich allen alles erklären muss.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier.
Du bekommst nicht so viele Mails oder? Ich nehme mal nur 1 Min pro Mail, selbst dann gibt es genügend Tage, an denen ich diese Zeit nicht hätte.
So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Es zeugt auch von Respekt, wenn man mal überlegt, ob jede Mail/Anruf etc. wirklich notwendig ist.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".
Ich kann's nachvollziehen (aber ich bin ja auch ein negativ behafteter Deutscher), dass man irgendwann die Faxen dicke hat und diejenigen, die
outergate
09.12.2008, 14:49
meine nicht pauschalier- und verallgemeinerbare erfahrung:
amerikanische kollegen sind sehr viel disziplinierter und höflicher im umgang mit dem kommunikationsmedium email als meine deutschen. den kleinen anteil an unorganisiertheit kann man locker durch inaktivität aussitzen.
Du bekommst nicht so viele Mails oder? Ich nehme mal nur 1 Min pro Mail, selbst dann gibt es genügend Tage, an denen ich diese Zeit nicht hätte.
Mit oder ohne Viagra?
Es zeugt auch von Respekt, wenn man mal überlegt, ob jede Mail/Anruf etc. wirklich notwendig ist.
Natuerlich, aber Du wirst das nicht aendern.
Ich kann's nachvollziehen (aber ich bin ja auch ein negativ behafteter Deutscher), dass man irgendwann die Faxen dicke hat und diejenigen, die
Aber das ist doch nicht ueberraschend. Warum also soll man "die Faxen dicke" haben? Akzeptieren und damit umgehen.
amerikanische kollegen sind sehr viel disziplinierter und höflicher im umgang mit dem kommunikationsmedium email als meine deutschen.
Da kann man problemlos noch andere Mitmenschen ausserhalb Deutschlands miteinbeziehen. Der Ton macht wie so oft die Musik.
oh man dafür das ihr so viele Mails bekommt und so viel zu tun könnt ihr aber ganz schön viel hier schreiben :Cheese:
Ich schrieb' nur "und die hat jeder hier", meinte aber dasselbe.
Mit oder ohne Viagra?
Hä?
Natuerlich, aber Du wirst das nicht aendern.
Ich muss es aber auch nicht fördern.
Aber das ist doch nicht ueberraschend. Warum also soll man "die Faxen dicke" haben? Akzeptieren und damit umgehen.
Das ist dann der Unterschied zwischen uns Beiden: ich akzeptiere ne Menge aber keine Absichtlichkeiten.
friedrichvontelramund
09.12.2008, 15:17
Wir haben hier ca. 3500 Mitarbeiter. Ich hatte noch nicht mit allen Mail- Telefon- oder sonstigen Kontakt. Aber mit über 99% meiner "Kunden" pflege ich ein ausgezeichnetes Verhältnis. Man bekommmt hier sehr schnell ein außreichendes Feedback! Dabei müssen wir uns nicht dauernd gegenseitig entschuldigen, wenns mal länger dauert oder den Eingang jeder Mail bestätigen - weil jeder weiß wie es läuft. Hart aber herzlich - niederbayrischer Charme. Kein Wunder wenn Dein Account platzt, bei so viel Danke, Bitte, Entschuldigung. Und der "einfache Arbeiter" denkt meist zuerst, bevor er irgend einen Käse per Mail abschickt...im Gegensatz zu manchen Jung-Yuppies, die der (Konzern-)Welt erklären wollen, wie sie sich zu drehen hat.....
Da kann man problemlos noch andere Mitmenschen ausserhalb Deutschlands miteinbeziehen. Der Ton macht wie so oft die Musik.
Mich würde ja doch mal interessieren, welches Ereignis Dich so tief geprägt hat, dass Du an jeder möglichen Stelle auf die Unzulänglichkeiten und Defizite "der Deutschen" hinweisen musst...
Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier. So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".
:Danke:
Wobei ich dank guter Filter glücklicherweise nicht so viele Mails tatsächlich beantworten muss. Vieles ist "zur Info", das liest man einmal quer, Newsletter und Spam wird eh aussortiert, mit Arbeitskollegen quatscht man in einer Firma mit 20 Angestellten eh oft genug, ...
Und für häufig wiederkehrende Fragen habe ich vorgefertigte Texte. Datum ändern, reinkopieren - fertig.
Gruß Meik, der daher auch Zeit hat zu Posten :Huhu:
friedrichvontelramund
09.12.2008, 15:21
oh man dafür das ihr so viele Mails bekommt und so viel zu tun könnt ihr aber ganz schön viel hier schreiben :Cheese:
Finanzkrise ;)
Mich würde ja doch mal interessieren, welches Ereignis Dich so tief geprägt hat, dass Du an jeder möglichen Stelle auf die Unzulänglichkeiten und Defizite "der Deutschen" hinweisen musst...
Bei manchem sinds die Deutschen, bei anderen die Kapitalisten und bei noch anderen die Yuppies.
Jeder hat seine Ecke. :Huhu:
Kein Wunder wenn Dein Account platzt, bei so viel Danke, Bitte, Entschuldigung. Und der "einfache Arbeiter" denkt meist zuerst, bevor er irgend einen Käse per Mail abschickt...im Gegensatz zu manchen Jung-Yuppies, die der (Konzern-)Welt erklären wollen, wie sie sich zu drehen hat.....
Mein Account platzt nicht. Ich kann damit umgehen.
Warum musst Du so polemisch nachtreten? Ganz schwach.
Mich würde ja doch mal interessieren, welches Ereignis Dich so tief geprägt hat, dass Du an jeder möglichen Stelle auf die Unzulänglichkeiten und Defizite "der Deutschen" hinweisen musst...
Es wird einem halt im Ausland der Spiegel vorgehalten. ;)
Das kann hilfreich sein.
friedrichvontelramund
09.12.2008, 15:34
Mein Account platzt nicht. Ich kann damit umgehen.
Warum musst Du so polemisch nachtreten? Ganz schwach.
oh, touché?
neonhelm
09.12.2008, 15:39
Kinders, so hoch kann eure Arbeitsbelastung anscheinend gar nicht sein... ;)
oh, touché?
Wieso? Das war nicht auf Dich bezogen.
Ich kann bloss Deine unnoetigen Beleidigungen nicht nachvollziehen.
Bleierpel
09.12.2008, 16:02
Es wird einem halt im Ausland der Spiegel vorgehalten. ;)
Das kann hilfreich sein.
Hab selber mal in USA und China gelebt. Klar bekommt man den Spiegel vorgehalten. Lehrt einem Toleranz... Aber es ist nicht immer alles Schwarz oder Weiß, gibt auch Zwischenstufen...
Und: andere haben auch ihre andere Themen.... ;) Da kann man auch schon mal den Spiegel hochhalten...
Wir haben halt die Mentalität und ziehen uns halt immer viele Schuhe direkt an, mE völlig unnötig.
docpower
09.12.2008, 16:06
Macht nur weiter hier Jungs, ich hole gerade die berühmten Chips.
friedrichvontelramund
09.12.2008, 16:14
Wieso? Das war nicht auf Dich bezogen.
Ich kann bloss Deine unnoetigen Beleidigungen nicht nachvollziehen.
Wieso, fühlst Du Dich angesprochen?
Edith: Selber knattern, aber dann nix einstecken wollen. Scho klar...
*imSitzzurechtruckel*
Ihr seid ja schon Mitte Dezember spitzenmäßig drauf Jungs ... wow was wird das erst im Februar, wenn der Winter schon so lange und der Sommer noch so weit weg ist :Lachen2:
Ihr seid so gut zu mir :bussi:
Wieso, fühlst Du Dich angesprochen?
Edith: Selber knattern, aber dann nix einstecken wollen. Scho klar...
Was bistn du fürn Vogel? :cool:
Wieso, fühlst Du Dich angesprochen?
Edith: Selber knattern, aber dann nix einstecken wollen. Scho klar...
War das nicht an mich gerichtet?
"Kein Wunder wenn Dein Account platzt, bei so viel Danke, Bitte, Entschuldigung. Und der "einfache Arbeiter" denkt meist zuerst, bevor er irgend einen Käse per Mail abschickt...im Gegensatz zu manchen Jung-Yuppies, die der (Konzern-)Welt erklären wollen, wie sie sich zu drehen hat....."
Wo habe ich Dich so primitiv beleidigt? Nochmal: schwach.
docpower
09.12.2008, 16:32
Um mal was Substantielles beizutragen, ich finde die ständige Verfügbarkeit durch Handy, Email und sonstigen elektronischen Firlefanz furchtbar, auch wenn ich mich dem praktischen Aspekt beugen muss.
Thorsten
09.12.2008, 16:34
amerikanische kollegen sind sehr viel disziplinierter und höflicher im umgang mit dem kommunikationsmedium email als meine deutschen. den kleinen anteil an unorganisiertheit kann man locker durch inaktivität aussitzen.
disziplinierter und höflicher ist das eine - dass auch ein Ergebnis herauskommt das andere. Ein sehr guter Freund von mir hatte immer den Traum, nach USA zu gehen, den er dann vor ein paar Jahren auch umsetzen konnte. Seine ziemlich durchgehende Erfahrung war, dass dort alle sehr, sehr freundlich waren und just in dem Moment, wo sie etwas für dich hätten tun sollen (also einen Dienst leisten), sagen mussten, dass sie nicht zuständig wären. Da habe ich lieber einen grantelnden Bayern, aber am Ende ein Ergebnis. Der gute Freund hat den Sprung über den Teich zurück zum Glück bald danach geschafft.
Wird aber gerade OT, eigentlich ging es ja darum, wie man sich selbst organisiert.
Wird aber gerade OT, eigentlich ging es ja darum, wie man sich selbst organisiert.
Nein! Es geht darum, wer sich selbst am besten organisiert. Zumindest für manche.
Um mal was Substantielles beizutragen, ich finde die ständige Verfügbarkeit durch Handy, Email und sonstigen elektronischen Firlefanz furchtbar, auch wenn ich mich dem praktischen Aspekt beugen muss.
Darum geht es doch hier aber grade: muss man wirklich?
IMHO: nein (und einige Beispiele dafür sind ja auch schon genannt worden).
Um mal was Substantielles beizutragen, ich finde die ständige Verfügbarkeit durch Handy, Email und sonstigen elektronischen Firlefanz furchtbar, auch wenn ich mich dem praktischen Aspekt beugen muss.
Ich finde es vor allem furchtbar, wenn aus der praktischen Möglichkeit der sofortigen Erreichbarkeit die nur theoretische Möglichkeit der sofortigen Erledigung von Aufgaben abgeleitet wird.
Ansonsten drücke ich bestimmt und mit großem Genuß an allen Geräten gelegentlich den Aussschaltknopf. Ich bin Herr über meine Zeit, wenn andere zu Bearbeitungszeitpunkten, -geschwindigkeiten und Erreichbarkeiten andere Vorstellungen haben, dann kann man im Zweifelsfall darüber reden und eine beiden Seiten angenehme Lösung finden.
Seine ziemlich durchgehende Erfahrung war, dass dort alle sehr, sehr freundlich waren und just in dem Moment, wo sie etwas für dich hätten tun sollen (also einen Dienst leisten), sagen mussten, dass sie nicht zuständig wären. Da habe ich lieber einen grantelnden Bayern, aber am Ende ein Ergebnis. Der gute Freund hat den Sprung über den Teich zurück zum Glück bald danach geschafft.
Auch da ist zweifelsohne etwas dran. Nicht umsonst sind Deutsche so erfolgreiche Arbeiter. Ist es der Unterschied zwischen der Betonung des Wegs zum Ziel und der Ausrichtung auf das Ziel egal auf welchem Weg?
friedrichvontelramund
09.12.2008, 16:49
"Kein Wunder wenn Dein Account platzt, bei so viel Danke, Bitte, Entschuldigung. Und der "einfache Arbeiter" denkt meist zuerst, bevor er irgend einen Käse per Mail abschickt...im Gegensatz zu manchen Jung-Yuppies, die der (Konzern-)Welt erklären wollen, wie sie sich zu drehen hat....."
Wo habe ich Dich so primitiv beleidigt? Nochmal: schwach.
Wenn Du's auf Dich beziehst, isses nicht mein Problem, sorry. Scheinst aber recht dünnhäutig zu sein, wenn Du Dich immer gleich persönlich angesprochen, beleidigt, was weiß ich was fühlst...is mir jetzt aber auch wurscht.
Ich bin Herr über meine Zeit, wenn andere zu Bearbeitungszeitpunkten, -geschwindigkeiten und Erreichbarkeiten andere Vorstellungen haben, dann kann man im Zweifelsfall darüber reden und eine beiden Seiten angenehme Lösung finden.
Das ist eine komfortable Situation, die nur wenige haben. Ich hoffe nur, dass Du Dich nicht taeuscht.
Wenn Du's auf Dich beziehst, isses nicht mein Problem, sorry. Scheinst aber recht dünnhäutig zu sein, wenn Du Dich immer gleich persönlich angesprochen, beleidigt, was weiß ich was fühlst...is mir jetzt aber auch wurscht.
Nun ja, war halt offensichtlich gegen mich gerichtet. Sobald die Argumente ausgehen, wird's persoenlich.
friedrichvontelramund
09.12.2008, 16:57
Um mal was Substantielles beizutragen, ich finde die ständige Verfügbarkeit durch Handy, Email und sonstigen elektronischen Firlefanz furchtbar, auch wenn ich mich dem praktischen Aspekt beugen muss.
Dito. Und die meisten wichtigen Sachen stellen sich dann meist als gar nicht sooo wichtig heraus. Leider verleiten Mail und Co. dazu, dass man Dinge raus- und rumschickt, bevor sie durchdacht wurden. Ich frag mich nur, wie die Welt früher funktionieren konnte
Nopogobiker
09.12.2008, 17:02
Ich frag mich nur, wie die Welt früher funktionieren konnte
Vor allem hat man früher einmal abgemachte Termine eingehalten und nicht erst kurz vorher unterwegs per Handy vereinbart, umgeplant und dergleichen.
Nopogobiker
Das ist eine komfortable Situation, die nur wenige haben. Ich hoffe nur, dass Du Dich nicht taeuscht.
Das ist keine Situation, sondern eine Geisteshaltung. Natürlich unterliege ich auch Zwängen, muß ich mal schnell reagieren oder am Wochenende erreichbar sein. Nur ich mache das, weil ich einen geilen Job habe, der mir Spaß macht und ich es gerne tue und ich damit meine Brötchen und hoffentlich bald mein neues Bike finanziere.
Aber bevor ich mir daraus eine Opferrolle zimmere, mach ich mich lieber zum Herren über meine Zeit.
Natürlich unterliege ich auch Zwängen,
Aber das widerspricht doch der Moeglichkeit den Stecker zu ziehen, oder?
Wenn Du trotzdem eine positive Einstellung zu Deiner Situation hast, wodurch auch immer, ist es natuerlich gut.
neonhelm
09.12.2008, 17:20
OnT:
Wie macht ihr das eigentlich mit englischen mails? Ich muss immer die Spam's nochmal überfliegen, damit die unbekannten zwischen Viagra und Cialis nicht untergehen..
friedrichvontelramund
09.12.2008, 17:37
OnT:
Wie macht ihr das eigentlich mit englischen mails? Ich muss immer die Spam's nochmal überfliegen, damit die unbekannten zwischen Viagra und Cialis nicht untergehen..
hab ich bei dem Konzernfilter kein Problem damit...
OnT:
Wie macht ihr das eigentlich mit englischen mails? Ich muss immer die Spam's nochmal überfliegen, damit die unbekannten zwischen Viagra und Cialis nicht untergehen..
Bei mir ist das eine der ersten Tätigkeiten nach Kaffee kochen - um die Tageszeit kann ich eh noch nicht klar denken. Ist aber normalerweise schnell erledigt, auch wenn ich in Spitzenzeiten schon mal 150+ Mails im Spam habe.
Ansonsten bin ich, nach einer Phase der begeisterten Nutzung von PDA und VPN, mittlerweile wieder zu einem deutlich pragmatischeren Umgang mit Organisationswerkzeugen zurückgekommen und verwende seit letztem Jahr sogar wieder einen papiernen Notizkalender für unterwegs.
Fruehschwimmer
09.12.2008, 17:59
ich habe den gmail pop up:
sobald nachrichten reinkommen, sehe ich die ersten zeilen oben rechts am monitor fuer ein paar sekunden.
Das ueberfliege ich kurz und entscheide ob wichtig oder nicht ...
Das lenkt mich ueberhaupt nicht ab und ich verpasse kaum wichtige mails ...
ich bekomme aber auch nur um die 40 mails am tag (ohne spam etc. ..)
Thorsten
09.12.2008, 18:55
OnT:
Wie macht ihr das eigentlich mit englischen mails? Ich muss immer die Spam's nochmal überfliegen, damit die unbekannten zwischen Viagra und Cialis nicht untergehen..
Ist bei uns genauso wie bei friedrichvontelramund über einen Filter in der IT hervorragend gelöst. Seit Monaten NULL Spam mehr erhalten. Einmal täglich kommt (falls was Spam-verdächtiges gekommen ist) eine Mail, in der Absender und Betreff als Link aufgelistet werden, dort kann man sich bei unbegründetem Spam-Verdacht die Mail doch noch holen, ansonsten wird sie nach einer bestimmten Zeit einfach gelöscht.
Privat ist es so, dass alles, wo ich den Absender nicht kenne und das keinen vernünftigen Betreff hat, nur ansehe, wenn ich Zeit habe, ansonsten direkt lösche. Wer nicht in der Lage ist, einen Anzeigenamen im Mailprogramm zu konfigurieren oder einen Betreff zu schreiben, wird halt nicht gelesen. Wichtige Sachen kommen dann auch wiederholt, unwichtige bleiben aus und den Millionengewinn habe ich damit sicher noch nicht verpasst.
Aber das widerspricht doch der Moeglichkeit den Stecker zu ziehen, oder?
Wenn Du trotzdem eine positive Einstellung zu Deiner Situation hast, wodurch auch immer, ist es natuerlich gut.
Nö, wenn ich die Zwänge nicht mehr haben will, dann muss ich mir einen anderen Job suchen oder sehe ich das falsch.
Nö, wenn ich die Zwänge nicht mehr haben will, dann muss ich mir einen anderen Job suchen oder sehe ich das falsch.
Nein, nein, das stimmt schon. Beamter koennte dann das richtige sein (ich hab' rein gar nix gegen Beamte, aber deren Unkuendbarkeit duerfte hilfreich sein) oder erfolgloser Selbstaendiger.
Was mich noch immer wundert ist, dass scheinbar alle hinsichtlich der E-Mail Bewältigung und Informationsflut (bis auf SPAM Filter) Einzelgänger sind.
Stimmt sich keiner von Euch mit Kollegen hinsichtlich einer Art E-Mail Syntax ab?:confused:
Ich persönlich arbeite häufig in Teams zu 4-5 Personen. Dabei zeigt mir meine Erfahrung, dass das Projekt nur so gut laufen kann, wie das schwächste Mitglied gut sein kann. (Ist eigentlich wie beim Sport. Es gibt zwar hin und wieder herausragende Spieler, aber schlussendlich zählt das ganze Team)
So, häufig ist bei uns unsere Technik das schwächste Glied. Nicht weil meine Kollegen dumm sind oder ihr Handwerk nicht verstehen, sondern weil sie akkut gnadenlos zu viele Aufträge bearbeiten müssen, wir aber nicht mal gerade wie ne zweite Waschmaschine, ein paar neue Kollegen einstellen können.
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
Das die Kiste meistens doch noch funktioniert, liegt nur daran, dass wir uns sehr gut verstehen und er gerne Mal zum "quatschen" vorbeikommt - was aber auch nicht des Rätsels Lösung sein kann.
Also hab ich mir überlegt ich habe zwei Optionen.
1. Ich lege für meine Projekte eine Syntaxregel in der Betreffzeile fest. "Projekt XYZ....." Diese ist von jedem zu verwenden und bei eingehenden externen Mails von dem Empfänger zu ergänzen.
- hmm auch irgendwie suboptimal.
2. Ich schiebe alle projektbezogenen E-Mails in einen Ordner und synchronisiere diesen mit unserem selbstgestrickten CRM Tool.
Dazu muß ich nur noch klären, wie es funktioniert, dass die E-Mail nur einmal auf dem Exchangeserver vorgehalten wird und nicht nochmal ne DB aufbläht.
Dann kann ich im Tool per Auswahl diejenigen Kollegen bestimmen, für die die neuen Infos wichtig sind und über ne kurz automatisch generierte E-Mail über eine Aktualisierung benachrichtigen.
hmm - auch nur zum Teil gut, denn damit hat der Empfänger zwar nicht mehr 15 verschiedene RE: RE: RE Mails, weiß aber noch immer nicht, ob und wenn ja, was er unternehmen soll.
Also, alles noch nicht wirklich klug. Ideen?? Ich will die eierlegende Wollmilchsau und zwar am besten gestern :Lachen2:
Womit wir dann wieder beim Ausgangsthema zurueck waeren - Organisation. Es ist mE eine Frage des Stils sich dann im Zweifel beim "einfachen Arbeiter" am naechsten Tag fuer die spaete Antwort zu entschuldigen, wenn denn dringenderes am Vortag auf dem Tisch lag.
Zudem kostet eine kurze, freundliche Eingangsbestaetigung, das Versprechen der Erledigung bis xy und die Nachfrage, ob das reiche, ca. 2 Minuten. Und die hat jeder hier. So viel Respekt hat jeder Mensch verdient.
Dafuer muss ich niemanden "erziehen" oder gar die schlechte Organisation anderer "ausbaden".
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Was ich grausam finde ist dieses Stapel abarbeiten (und drunterschieben) a la "Friedrichtellerr..."
Dann muss halt XYZ 8 wochen warten, auch wenn höhere Dringlichkeit in 2 min erledigt werden könnte...
schoppenhauer
09.12.2008, 20:56
1. Ich lege für meine Projekte eine Syntaxregel in der Betreffzeile fest. "Projekt XYZ....." Diese ist von jedem zu verwenden und bei eingehenden externen Mails von dem Empfänger zu ergänzen.
- hmm auch irgendwie suboptimal.
2. Ich schiebe alle projektbezogenen E-Mails in einen Ordner und synchronisiere diesen mit unserem selbstgestrickten CRM Tool.
Dazu muß ich nur noch klären, wie es funktioniert, dass die E-Mail nur einmal auf dem Exchangeserver vorgehalten wird und nicht nochmal ne DB aufbläht.
Projekt ist ja ein dehnbarer Begriff, und ich erahne nicht, was deine Projekte ausmacht. Kann es sein, das ihr gerne meterlange email-koordination betreibt, wo eine kurze Telefonkonferenz oder gar eine realworld-Besprechung (!) der richtige Weg wäre?
schoppenhauer
09.12.2008, 21:01
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Was ich grausam finde ist dieses Stapel abarbeiten (und drunterschieben) a la "Friedrichtellerr..."
Dann muss halt XYZ 8 wochen arbeiten, auch wenn höhere Dringlichkeit in 2 min erledigt werden könnte...
Deine Trainingstipps waren aber orgineller. Ok, wird vielleicht noch.
Projekt ist ja ein dehnbarer Begriff, und ich erahne nicht, was deine Projekte ausmacht. Kann es sein, das ihr gerne meterlange email-koordination betreibt, wo eine kurze Telefonkonferenz oder gar eine realworld-Besprechung (!) die richtige Weg wäre?
IT Projekte , SW Implementierung oder auch Individualprogrammierung
und zu Deinem Vorschlag
Ich denke es muß eine ausgewogene Mischung bestehen, zwischen allen Kommunikationsformen. Insofern, Meetings, Telefonate ok, aber hier sind eben die limitierenden Faktoren, die gleichzeitige Zeit und die Störungsquelle.
Überdies will ich ja gerade die Vorteile der Möglichkeit einer E-Mail nicht zerstören sondern die Nutzung erleichtern und optimieren.
Full ACK, zuverlässiges Einhalten der vereinbarten Termine ist eine Zeitspartechnik deluxe. Wer zuverlässig ist, wird selten unterbrochen "hast Du schon..."
Daniel, Du erfreust doch immer wieder mein Herz.
Nenn mir Deinen Preis, ich stell Dich sofort ein. :Lachen2:
aber grds. hast Du natürlich Recht
aber auch nur grundsätzlich :Blumen:
Thorsten
09.12.2008, 21:17
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
Wer schreibt die alle? Ein paar wenige (<10) oder ganz viele (>100) verschiedene Leute? Von intern oder extern? Oder viele automatisierte Mails von sowas wie Bugtracking-Systemen, die Mails verschicken können, sobald irgendwo ein Furz gelassen wird? Ich kann mir nicht vorstellen, dass davon auch nur ein großer Teil wichtig ist :Nee:. Reduzieren wäre dann besser als sortieren.
Ansonsten grob aussortieren, alles mit den wenigsten "Re: Re: AW: RE: Fw:" fliegt sofort in den letzten Ordner vor dem Paierkorb, wird nur noch wieder rausgeholt, wenn beim Lesen der letzten Mail was wichtiges fehlt. Und wenn mal jemandem eine Antwort fehlt, sagt man ihm, er/sie solle nicht so viele sondern nur die wichtigen Emails schreiben - dann geht das wichtige auch nicht unter. Erst wenn es die Leute selber trifft, setzt das Nachdenken ein!
In Mails, auf denen zu unwichtigen Betreffs die ganze Geschäftsführung cc drauf ist, wird eh nur gebellt und nicht gebissen. Da macht sich also auch nur jemand wichtig und wenn man sich auf seine Chefs verlassen kann, dass die das auch wissen, sind diese Mails auch nicht mehr wichtig.
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
800 in drei Tagen? Was steht denn da tolles drin? :confused:
Würde mal vermuten dass 1/10 davon real lesenswert ist, ansonsten würde er ja die halbe Arbeitszeit mit Mails bearbeiten verbringen. Ggf. solltet ihr statt Danksta lieber ein paar Sekretärinnen einstellen :Huhu:
Bei uns im Institut ist es so üblich dass bei wichtigen Mails der Prokektname oder sowas wie "Diplomarbeit Herr XYZ" in den Betreff gehört. Oder halt konkret der Anlass, ansonsten dauert die Beantwortung doch länger da als unwichtig eingestuft.
Oft lässt sich aber intern alleine anhand des Absenders gut filtern. Wichtig sind Chef und Kollegen die am gleichen Projekt arbeiten. Der Rest rangiert ein oder zwei Stufen weiter unten.
Gruß Meik
Wer schreibt die alle?
keine Ahnung
ich glaub was im Moment passiert ist der Effekt: Ich schreib ne E-Mail und dann bin ich die Verantwortung los. Und dann gibt es eben Leute, die sich dieser Verantwortung bzw. der Sache die dahinter steht annehmen.
Da komm ich aber dann schon wieder in die Sparte der Aufgaben / Ressourcenverteilung und deren Grenzen. Und das wollte ich eigentlich separat behandeln, aber scheinbar hängt mal wieder alles von allem ab *würg*
Ich sags Dir im nächsten Leben werd ich Bäckereifachverkäuferin und darf zu Weihnachten gaaaanz viele Plätzchen naschen! :Lachen2:
oder ich werde Triathlonprofi und schiess mir regelmäßig im Laktatnebel die Rübe weg :cool:
800 in drei Tagen? Was steht denn da tolles drin? :confused:
Würde mal vermuten dass 1/10 davon real lesenswert ist, ansonsten würde er ja die halbe Arbeitszeit mit Mails bearbeiten verbringen. Ggf. solltet ihr statt Danksta lieber ein paar Sekretärinnen einstellen :Huhu:
Heißt der Winkemann Du bist ne Sekretärin und getraust Dich unter meiner Fuchtel zu arbeiten?? Da hat ja selbst schon keko gekniffen.:Cheese:
Oft lässt sich aber intern alleine anhand des Absenders gut filtern. Wichtig sind Chef und Kollegen die am gleichen Projekt arbeiten. Der Rest rangiert ein oder zwei Stufen weiter unten.
Gruß Meik
Also die E-Mails meiner Chefs lass ich gerne mal (bewußt) unbeantwortet :cool:
Thorsten
09.12.2008, 21:44
oder ich werde Triathlonprofi und schiess mir regelmäßig im Laktatnebel die Rübe weg :cool:
Auch blöd, da siehst du bei Sauwetter den Regen von der falschen Seite der Fensterscheibe und kannst nicht einfach drinnen bleiben :Nee:.
Du bist ne Sekretärin und getraust Dich unter meiner Fuchtel zu arbeiten?? Da hat ja selbst schon keko gekniffen.:Cheese:
Ich bin doch nicht lebensmüde :Cheese:
Und außerdem keine Sekretärin :Lachen2:
Gruß Meik
Vor allem hat man früher einmal abgemachte Termine eingehalten und nicht erst kurz vorher unterwegs per Handy vereinbart, umgeplant und dergleichen.
Nopogobiker
Gerade die Möglichkeit der schnellen Kommunikation via Handy, Internet etc., ermöglicht diese Kurzfristigkeit. Planungen sind kaum noch möglich oder erforderlich, weil sich ja swieso wieder alles ändert. Die anfangs erreichte Zeitersparnis durch EMails ist längst durch ein zeit- und nervenraubendes undurchdachtes Management aufgefressen, letztendlich ist ein Großteil nur noch Aktionismus. Es gibt viel zu viele Dumpfbacken, die EMail und Handy ihrer selbst Willen nutzen und willige Leute vom Arbeiten abhalten.
Dito. Und die meisten wichtigen Sachen stellen sich dann meist als gar nicht sooo wichtig heraus. Leider verleiten Mail und Co. dazu, dass man Dinge raus- und rumschickt, bevor sie durchdacht wurden. Ich frag mich nur, wie die Welt früher funktionieren konnte
Was hat man früher in den Besprechungspausen gemacht, als es noch keine Handys gab? Heute greift jeder sofort zum Handy.:Lachen2:
Gerade die Möglichkeit der schnellen Kommunikation via Handy, Internet etc., ermöglicht diese Kurzfristigkeit. Planungen sind kaum noch möglich oder erforderlich, weil sich ja swieso wieder alles ändert. Die anfangs erreichte Zeitersparnis durch EMails ist längst durch ein zeit- und nervenraubendes undurchdachtes Management aufgefressen, letztendlich ist ein Großteil nur noch Aktionismus. Es gibt viel zu viele Dumpfbacken, die EMail und Handy ihrer selbst Willen nutzen und willige Leute vom Arbeiten abhalten.
Also doch eher wie Miriam Meckel sagt, "Denken statt Sammeln" und daran arbeiten, Was in Welcher Form Wann an Wen in eine E-Mail gepackt wird?
Ich möchte E-Mailing nicht mehr missen, denn es bietet schon viele Möglichkeiten.
Und zur Frage nach den Pausen - also unser Kunden und wir hauen uns da meistens die Wampe voll und das Handy bleibt in der Tasche :Lachen2:
Was hat man früher in den Besprechungspausen gemacht, als es noch keine Handys gab?
Geraucht und gelaestert, im besten Fall geschissen.
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
IMHO habt Ihr ein ganz anderes Problem als die Frage, wie mit den Mails umgegangen werden soll..
Ich sags Dir im nächsten Leben werd ich Bäckereifachverkäuferin und darf zu Weihnachten gaaaanz viele Plätzchen naschen! :Lachen2:
Die letzte Bäckereifachverkäuferin, die ich die Tage gesprochen hab, meinte, sie würde morgens um 4 Uhr zu arbeiten anfangen und dann mittags nach ihrer Schicht noch ein paar Stunden Plätzchen verpacken. Auf die Frage wie die schmecken kam ein unterdrücktes Würgen und ein "ich kann das Zeug nicht mehr sehen".
Für mich die Kategorie: muß ich nicht haben.
Anja
Wenn der eine Kollege z.B. drei Tage auf Installationen draussen beim Kunden war und zurückkommt, hat er ca 800 E-Mails im Posteingang (was für ein Wahnsinn!!)
Da sind dann sämtliche Statuswechsel, die die Bugtrackerdatenbank automatisch meldet und die an alle Mitarbeiter der Entwicklung geschickt werden, dabei. Oder erklärst Du mir jetzt ernsthaft, er bekommt 260 E-Mails pro Tag, die er lesen und bearbeiten sollte?
Wenn es nach mir ginge, würde ich die Benutzung des CC-Feldes verbieten. Das Ding wird in den allermeisten Fällen missbraucht und besonders gerne von irgendwelchen Wichtigtuern deren E-Mails immer auch gleich bei der GF aufschlagen müssen.
(Obwohl CC richtig eingesetzt fürchterlich praktisch ist.)
Da sind dann sämtliche Statuswechsel, die die Bugtrackerdatenbank automatisch meldet und die an alle Mitarbeiter der Entwicklung geschickt werden, dabei. Oder erklärst Du mir jetzt ernsthaft, er bekommt 260 E-Mails pro Tag, die er lesen und bearbeiten sollte?
Wenn es nach mir ginge, würde ich die Benutzung des CC-Feldes verbieten. Das Ding wird in den allermeisten Fällen missbraucht und besonders gerne von irgendwelchen Wichtigtuern deren E-Mails immer auch gleich bei der GF aufschlagen müssen.
(Obwohl CC richtig eingesetzt fürchterlich praktisch ist.)
ja genau - CC und ein eher freizügiger Umgang mit Verteilerlisten - brrr
In dem Zusammenhang steht auch immer die Frage, ist diese oder jene Information Hol- oder Bringschuld.
Insofern hat auch drullse Recht, dass des Pudels Kern nicht ausschließlich in der Orga liegt.
Allerdings läßt sich die Situation am Beispiel der E-Mail sehr gut aufzueigen.
Die letzte Bäckereifachverkäuferin, die ich die Tage gesprochen hab, meinte, sie würde morgens um 4 Uhr zu arbeiten anfangen und dann mittags nach ihrer Schicht noch ein paar Stunden Plätzchen verpacken. Auf die Frage wie die schmecken kam ein unterdrücktes Würgen und ein "ich kann das Zeug nicht mehr sehen".
Für mich die Kategorie: muß ich nicht haben.
Anja
:( danke Anja - du hast mir gerade meine letzte Zufluchtstätte genommen...
barbossa
10.12.2008, 08:11
Kampa:Stimmt sich keiner von Euch mit Kollegen hinsichtlich einer Art E-Mail Syntax ab?
Ich persönlich arbeite häufig in Teams zu 4-5 Personen. Dabei zeigt mir meine Erfahrung, dass das Projekt nur so gut laufen kann, wie das schwächste Mitglied gut sein kann. (Ist eigentlich wie beim Sport. Es gibt zwar hin und wieder herausragende Spieler, aber schlussendlich zählt das ganze Team)
Ich könnt mich weglachen.
Ausnahmslos alle Teams, die ich bisher kennengelernt habe und die nicht im privaten Bereich (=keine Aufstiegsmöglichkeit und keine Bezahlung) angesiedelt waren, bestanden aus karrieregeilen mißgünstigen homines novi, deren einziger Daseinszweck darin bestand, aus der Arbeit aller den persönlichen Vorteil zu ziehen und/oder Karriere im braunen Korridor zu machen. Der einzig limitierende Faktor dabei ist der Druck von oben oder das Monster Arbeitslosigkeit. Soviel zum Team, meine Meinung.
800 mails in wenigen Tagen zeugt von einer extrem uneffektiven IT Abteilung, die es nicht schafft, zunmindest einen Teil der nutzlosen infos korrekt weitzuleiten bzw zu stoppen.
In solch einem krassen Fall würde ich - wenn ich denn was zu sagen hätte, hab ich zum Glück nich - zu mehreren mail-addies raten, is klar, überfordert die Intelligenz der meisten, weil sie eh keine vernünftige Verteilerverwaltung hinkriegen, aber würde zumindest eines bewirken:
die wirklich wichtigen internen Geschichten lassen sich mühelos vom außen eindringenden Kram trennen.
Und vielleicht nochwas, is klar is extrem, aber hier gehts ja offenbar auch um Spitzenpositionen der dt Wirtschaft:
Wer zum Lesen einer mail mehrere Minuten braucht, weil er/sie (hier indefinit, braucht sich niemand angesprochen zu fühlen) wie ein Erstkläßler zu buchstabieren beginnt, sollte dringend an seine/ihrer Lesefähigkeit arbeiten. Ja, auch das kann man üben.
Flüssiges Zehnfingerschreibsystem setze ich eh voraus.
Wems nicht gefällt: irgnorierts einfach. Ich hab euch trotzdem lieb. :Blumen:
friedrichvontelramund
10.12.2008, 08:13
Was ich grausam finde ist dieses Stapel abarbeiten (und drunterschieben) a la "Friedrichtellerr..."
Dann muss halt XYZ 8 wochen warten, auch wenn höhere Dringlichkeit in 2 min erledigt werden könnte...
Hab ich ja nie behauptet, im Gegenteil: Wenn was wichtig ist, dann wird das schon passend gemacht. Aber man muss auch selber entscheiden können, was welche Prio hat, denn im Zweifel erzählt Dir jeder, dass es ultra wichtig ist. Wenn man dann mal nachfragt, stellt sich raus, dass die Sache schon seit X Wochen bekannt/im Haus ist, aber es einfach verschlafen wurde, die zugeteilten Aufgaben nicht erledigt wurden etc. etc. Wenns drum geht, Arbeit wegzudrücken, sind die Leute recht erfinderisch.....
Wie gesagt, wenns schnell gehn muss ist das kein Problem, aber ich muss die Freihet haben zu entscheiden was zuerst gemacht wird, sonst saufe ich irgendwann ab....
Edith: Es ist halt auch eine Frage der Arbeit die man auf dem Tisch hat. Oftmals sind es recht umfangreiche, komplexe Geschichte, die man nicht einfach mal so abarbeitet. Wenn man sich dauernd rausreißen liese, würde man irgendwann irre werden.
Bei Kleinkram ists natürlich was anderes
outergate
10.12.2008, 09:11
Ich könnt mich weglachen.
Ausnahmslos alle Teams, die ich bisher kennengelernt habe und die nicht im privaten Bereich (=keine Aufstiegsmöglichkeit und keine Bezahlung) angesiedelt waren, bestanden aus karrieregeilen mißgünstigen homini novi, deren einziger Daseinszweck darin bestand, aus der Arbeit aller den persönlichen Vorteil zu ziehen und/oder Karriere im braunen Korridor zu machen.
und du warst sicher ausnahmslos der einzige, auf den die beschreibung nicht zutrifft.
Ich könnt mich weglachen.
Ausnahmslos alle Teams, die ich bisher kennengelernt habe und die nicht im privaten Bereich (=keine Aufstiegsmöglichkeit und keine Bezahlung) angesiedelt waren, bestanden aus karrieregeilen mißgünstigen homini novi, deren einziger Daseinszweck darin bestand, aus der Arbeit aller den persönlichen Vorteil zu ziehen und/oder Karriere im braunen Korridor zu machen. Der einzig limitierende Faktor dabei ist der Druck von oben oder das Monster Arbeitslosigkeit. Soviel zum Team, meine Meinung.
Also wenn du tatsächlich immer in solchen Teams warst, dann solltest du mal darüber nachdenken, ob das kein Zufall war. :Lachen2:
Ich machs gleich wie Docci und hol die Chips.
Echt Lustig hier, man jammert über die nichtabarbeitbaren Mails schreibt sich aber hier die Finger wund:)
Ich hab ein laufendes IT-Projekt mit einem Team von rund 15 Leuten. Durchschnittliches Mailaufkommen pro Tag der letzten 3 Wochen: 8
Irgendwas machen ein paar Leute anscheinend falsch
Der wahre E-Mail Feind ist doch nicht cc, sondern liegt im Verborgenen. Er heisst bcc und sein Halbbruder ist fwd (bei letzterem wird der Text gerne um ein harmlos scheinendes 'fyi' ergaenzt).
Politics in Unternehmen ist doch viel spannender/grausamer als die pure Verwaltung deren Verbreitungsmittel.
Also wenn du tatsächlich immer in solchen Teams warst, dann solltest du mal darüber nachdenken, ob das kein Zufall war. :Lachen2:
Ich hab die Erfahrung gemacht, dass das vom Chef abhängt. Wenn der seine Unternehmeskultur so auslegt, das "gesunde Reibung" zwischen den Mitarbeitern herrscht, dann ist's so wie Barbossa beschrieben.
Wenn der Chef jedoch ne vernünftige Unternehmenskultur propagiert, kann man auch vernünftig im Team arbeiten.
Dementsprechend wie die Chefs sind, haben halt mal die karrieregeilen Typen Oberwasser und mal die "Vernünftigen".
Soll heissen, der Chef bestimmt wie sich seine Mitarbeiter verhalten und nicht andersrum.
Ich hab die Erfahrung gemacht, dass das vom Chef abhängt. Wenn der seine Unternehmeskultur so auslegt, das "gesunde Reibung" zwischen den Mitarbeitern herrscht, dann ist's so wie Barbossa beschrieben.
Wenn der Chef jedoch ne vernünftige Unternehmenskultur propagiert, kann man auch vernünftig im Team arbeiten.
Dementsprechend wie die Chefs sind, haben halt mal die karrieregeilen Typen Oberwasser und mal die "Vernünftigen".
Soll heissen, der Chef bestimmt wie sich seine Mitarbeiter verhalten und nicht andersrum.
Der Fisch stinkt immer vom Kopf her... ;)
FYI-Mails sind immer ganz nett und es steht die Frage im Raum: Was will der Sender mir damit sagen?, wenn ich es nicht explizit angefordert habe (was durchaus mal sinnvoll ist).
Na die meisten haben das Gespür verloren für wen ist was wichtig oder nicht, man hat dann eher den Eindruck der der den größten e-mail-Verteiler hat ist am wichtigsten (oder fühlt sich zumindest so). Andere Beobachtung je angespannter das Betriebsklima, desto größer werden e-mail-Verteiler.
Die einfache Frage vor dem versenden der Mail, von wem will ich was und für wen ist es wichtig kann das Mailaufkommen schon drastisch senken.
Sinnvoll ist es Regeln für die Benutzung TO/CC-Feld zu haben, aus eigener Erfahrung aber schwer durchzusetzen.
GGf. mal einen Filter setzen für e-mails die einen nur als CC erreichen, weil wirklich wichtig sollten die für einen nicht sein.
Und der Reply-All-Knopf sollte auch nur sparsam eingesetzt werden oder verboten werden.
..leider oft nur graue Theorie...
barbossa
10.12.2008, 20:11
Also wenn du tatsächlich immer in solchen Teams warst, dann solltest du mal darüber nachdenken, ob das kein Zufall war. :Lachen2:
Nöh, Zufall war das nich.... aber den Grund hast du ja freundlicherweise schon genannt: der mit dem Fisch.
So war es so ist es und so wird es immer sein!
btt
Nöh, Zufall war das nich.... aber den Grund hast du ja freundlicherweise schon genannt: der mit dem Fisch.
So war es so ist es und so wird es immer sein!
Denk' dran, solltest Du mal Kopf sein. :Huhu:
barbossa
10.12.2008, 22:36
Denk' dran, solltest Du mal Kopf sein. :Huhu:
Ich versuchs... aber die Gefahr ist nicht sehr groß und wenn dann nur im schon zitierten "entgeldlosen" Bereich.
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